Compliance-Trail und Aufbewahrung
Jede Aktion an einem Beleg wird in einen unveränderlichen, ausschließlich anfügbaren Prüfpfad geschrieben, und jeder automatisierte Lauf zur Datenaufbewahrung wird protokolliert. Dieser Artikel erläutert, wie Sie den Compliance-Pfad abfragen und den Aufbewahrungsstatus lesen. Beides erfordert die Berechtigung belege:compliance-trail, die den Rollen FleetManager und Administrator gewährt wird.
Was der Compliance-Pfad aufzeichnet
Der Pfad ist das Governance-Rückgrat des Belege-Moduls. Er erfasst Workflow-Ereignisse in dem Moment, in dem sie geschehen, und kann nachträglich nicht bearbeitet werden. Zu den aufgezeichneten Ereignissen gehören unter anderem:
- Statusübergänge und verweigerte Übergänge (einschließlich des Grundes, aus dem ein Übergang abgelehnt wurde).
- Verweigerte Einreichungen, die die Validierung nicht bestanden haben.
- Übersteuerungen von Warnungen, mit Begründung und handelndem Benutzer.
- Finanzielle Korrekturen (Werte vorher und nachher) sowie alle verweigerten Korrekturversuche.
- Finanzielle Momentaufnahmen, die bei Genehmigung und Zahlung erfasst werden.
Jeder Eintrag speichert die Aktion, den Entitätstyp und die Entitäts-ID, den handelnden Benutzer und dessen E-Mail-Adresse, einen Zeitstempel sowie eine Nutzlast mit den Ereignisdetails.
Den Zugriffspfad durchsuchen
Sie können den Pfad mit optionalen Filtern abfragen und durch die Ergebnisse blättern:
- Entität — auf einen bestimmten Beleg eingrenzen.
- Fahrer — Ereignisse für Belege zurückgeben, die mit einem bestimmten Fahrer verknüpft sind.
- Start- und Enddatum — das Zeitfenster begrenzen.
Die Ergebnisse werden in chronologischer Reihenfolge (älteste zuerst) zurückgegeben, sodass Sie die Historie einer Entität als Zeitleiste lesen können, zusammen mit einer Gesamtzahl für den passenden Filter.
Tipp: Um den vollständigen Lebenszyklus eines Belegs zu rekonstruieren — wer ihn eingereicht, geprüft, übersteuert, korrigiert, genehmigt und bezahlt hat — filtern Sie nach der Entitäts-ID dieses Belegs und lesen Sie die Zeitleiste von oben nach unten.
Den Aufbewahrungsstatus lesen
Ein geplanter Aufbewahrungsprozess entfernt gealterte Datensätze gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Unternehmens, und jeder Lauf wird pro Unternehmen unveränderlich protokolliert. Die Ansicht des Aufbewahrungsstatus listet die jüngsten Läufe auf, den aktuellsten zuerst, sodass Sie bestätigen können, dass der Prozess ausgeführt wird und einwandfrei funktioniert. Jeder Lauf-Eintrag zeigt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lauf-Zeitpunkt | Wann der Aufbewahrungslauf ausgeführt wurde. |
| Erfolg | Ob der Lauf ohne Fehler abgeschlossen wurde. |
| Fehlermeldung | Das Fehlerdetail, wenn ein Lauf nicht erfolgreich war. |
| Gelöschte Datensätze | Wie viele gealterte Datensätze und Prüfeinträge entfernt wurden. |
Trends im Compliance-Reporting
Über den reinen Pfad hinaus aggregiert ein Compliance-Reporting-Dashboard Warnungstrends, Übersteuerungstrends und Datensatzzahlen nach Belegtyp über einen Datumsbereich. Diese Reporting-Ansicht ist durch die Berechtigung für Berichte (reports:view-all) und nicht durch die Compliance-Pfad-Berechtigung geschützt, sodass sie möglicherweise einem anderen Kreis von Benutzern zur Verfügung steht.
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