Das Ausgaben-Dashboard und Exporte
Das Ausgaben-Dashboard fasst Ihre genehmigten und bezahlten Belege in sechs Panels zusammen, und die Exportfunktion verwandelt jede Dashboard- oder Listenansicht in eine herunterladbare Excel- oder PDF-Datei. Dieser Artikel behandelt beides. Das Anzeigen und Exportieren erfordert die Berechtigung belege:view.
Was das Dashboard zeigt
Nur genehmigte und bezahlte Belege fließen in die Zahlen ein, sodass das Dashboard verbindlich gebuchte Ausgaben widerspiegelt statt Entwürfe in Prüfung. Sie können nach Datumsbereich, Belegtyp, Fahrzeug, Fahrer und Kostenstelle filtern. Die Beträge werden aus den Positionen aggregiert.
Die sechs Panels
| Panel | Was es zeigt |
|---|---|
| Kostenstellen-Aufschlüsselung | Gesamtbrutto pro Kostenstelle; Positionen ohne Kostenstelle werden als nicht zugeordnet gruppiert. |
| Fahrzeug-Zusammenfassungen | Gesamtbrutto pro Fahrzeug, jeweils mit einem monatlichen Trend. |
| Fahrer-Zusammenfassungen | Gesamtbrutto pro Fahrer, jeweils mit einem monatlichen Trend. |
| Steuer-Zusammenfassung | Gesamte Umsatzsteuer, gruppiert nach Steuersatz. |
| Trends | Gesamtbrutto nach Monat und nach Quartal. |
| Nicht zugeordnete Belege | Belege ohne Fahrzeug- oder Fahrerverknüpfung (Anzahl plus eine Beispielliste). |
Ein optionales Panel für Schadenkosten kann eingeblendet werden; es fasst die Finanzdaten von Schadensfällen (Netto, Brutto, Eigenanteil und Fallzahl) neben den Ausgabendaten zusammen. Die Antwort meldet außerdem, wie lange die Abfrage gedauert hat, sodass langsame Filter sichtbar werden.
Einen Exportauftrag erstellen
Ein Export erfasst die aktuelle Ansicht als Datei. Sie wählen zwei Dinge:
- Format — Excel (eine getrennte, tabellenkalkulationsfertige Datei) oder PDF.
- Umfang — Dashboard (die aggregierten Panels) oder Liste (eine Zeile pro Position über die passenden Belege hinweg, mit Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Anzahl der Warnungen und Blocker sowie abstimmbaren Summen).
So erstellen Sie einen Export:
- Legen Sie die Filter fest, die der Export widerspiegeln soll (Datumsbereich, Belegtyp, Fahrzeug, Fahrer, Kostenstelle, Status sowie die Kennzeichen für Warnung/Blocker oder nicht zugeordnet).
- Wählen Sie Format und Umfang und starten Sie den Export.
- Der Auftrag wird erstellt, generiert und als abgeschlossen markiert — oder als fehlgeschlagen mit einer Fehlermeldung, wenn die Generierung nicht abgeschlossen werden konnte.
Hinweis: Die Exportsprache folgt der Sprache Ihrer Anfrage. Ein deutscher Export verwendet ein Semikolon als Trennzeichen und Komma als Dezimaltrennzeichen, sodass er sich in einer deutsch konfigurierten Tabellenkalkulation sauber öffnet, und die Bezeichnungen für Belegtyp und Status werden lokalisiert.
Herunterladen und frühere Exporte finden
Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, laden Sie seine Datei aus dem Auftrag herunter. Die Exporthistorie listet frühere Aufträge auf und kann nach anfragendem Benutzer, Datumsbereich, Format und Status gefiltert werden, sodass Sie einen früheren Export abrufen können, ohne ihn neu zu generieren. Jeder Historieneintrag zeigt, wer ihn angefordert hat, wann, sein Format und seinen Umfang sowie eine Zusammenfassung der angewendeten Filter.
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