Eine finanzielle Korrektur während der Prüfung vornehmen

Eine finanzielle Korrektur versieht einen Beleg mit einem korrigierten Umsatzsteuersatz, einer korrigierten Kostenstelle oder einer korrigierten Sachkonto-Zuordnung neu und berechnet seine Beträge neu. Dieser Artikel erläutert, wie Korrekturen funktionieren, wann sie zulässig sind und warum sie während der Prüfung vorgenommen werden müssen — nicht nach der Genehmigung. Die Aktion erfordert die Berechtigung belege:correct-financial.

Was eine finanzielle Korrektur ändert

Eine Korrektur erlaubt Ihnen, eine beliebige Kombination von drei finanziellen Kennzeichnungen an einem Beleg zu setzen:

Umsatzsteuersatz — der Steuersatz in Prozent.
Kostenstelle — der interne Verrechnungsschlüssel.
Sachkonto-Zuordnung — der Kontocode des Hauptbuchs.

Die Korrektur versieht den gesamten Beleg neu: Die korrigierten Werte werden auf jede Position übertragen, und für jede Position werden der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag aus ihrem Nettobetrag neu berechnet. Die Kopfsummen des Belegs werden anschließend neu berechnet, sodass das Dokument in sich konsistent bleibt.

Wann eine Korrektur zulässig ist

Korrekturen sind eine Tätigkeit der Prüfphase. Sie sind zulässig, solange sich der Beleg in einem bearbeitbaren Status befindet (Entwurf, Eingereicht, In Prüfung oder Rückfrage erforderlich), und sind in unveränderlichen Status gesperrt — Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt. Der Versuch, einen unveränderlichen Beleg zu korrigieren, wird mit dem Fehler "cannot be modified in terminal state" abgelehnt, und die Verweigerung wird protokolliert.

Warnung: Es gibt keinen Weg von Genehmigt zurück zu In Prüfung, und Genehmigt ist unveränderlich. Wenn Sie nach der Genehmigung einen finanziellen Fehler entdecken, können Sie ihn nicht mehr an Ort und Stelle korrigieren — nehmen Sie Korrekturen daher vor der Genehmigung vor.

Eine Korrektur anwenden

Öffnen Sie einen Beleg, der sich noch in einem bearbeitbaren Prüfstatus befindet.
Geben Sie den korrigierten Umsatzsteuersatz, die Kostenstelle und/oder die Sachkonto-Zuordnung ein.
Reichen Sie die Korrektur ein. Die Plattform validiert die Werte, versieht die Positionen neu, berechnet die Beträge neu und speichert.

Validierung gegen aktive Referenzdaten

Korrigierte Werte werden gegen die aktiven finanziellen Referenzdaten Ihres Unternehmens geprüft. Wenn ein Umsatzsteuersatz, eine Kostenstelle oder ein Sachkonto-Code nicht auf der aktiven Liste steht, wird die Korrektur mit "financial reference is not active" abgelehnt. Umsatzsteuersätze werden auf zwei Dezimalstellen gerundet, und Kostenstellen- sowie Sachkonto-Codes werden ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung abgeglichen. Halten Sie Ihre finanziellen Referenzdaten aktuell, damit gültige Korrekturen akzeptiert werden.

Wie Korrekturen protokolliert werden

Jede Korrektur wird mit einem vollständigen Vorher-Nachher-Bild aufgezeichnet — dem bisherigen und dem neuen Umsatzsteuersatz, der Kostenstelle, der Sachkonto-Zuordnung, der Nettosumme und der Bruttosumme. Die Datenänderung und ihr Prüfeintrag werden zusammen in einer einzigen Transaktion festgeschrieben, sodass eine finanzielle Änderung niemals ohne ihren Prüfeintrag gespeichert werden kann. Verweigerte Versuche (nicht berechtigter Benutzer oder unveränderlicher Status) werden ebenfalls aufgezeichnet.