Einen Beleg als bezahlt markieren

Einen Beleg als bezahlt zu markieren ist der letzte Schritt des Workflows: Er bestätigt, dass eine genehmigte Ausgabe beglichen wurde, und schließt den Datensatz ab. Dieser Artikel erläutert, wer dies tun darf, die Prüfung zur Funktionstrennung und wie sich der Modus für kleine Mandanten unterscheidet. Die Aktion erfordert die Berechtigung belege:mark-paid.

Wann ein Beleg als bezahlt markiert werden kann

Nur ein genehmigter Beleg kann zu Bezahlt wechseln. Bezahlt ist ein finaler, unveränderlicher Status — einmal gesetzt, gibt es keine weiteren Übergänge, und der Datensatz kann nicht mehr bearbeitet werden. Wenn ein Beleg noch nicht genehmigt ist, steht "als bezahlt markieren" nicht zur Verfügung; schließen Sie zunächst Prüfung und Genehmigung ab.

Einen Beleg als bezahlt markieren

1. Öffnen Sie einen genehmigten Beleg oder wählen Sie einen oder mehrere genehmigte Belege in der Prüf-Warteschlange aus.
2. Wählen Sie Als bezahlt markieren. Sie können optional einen Vermerk zur Zahlungsbestätigung hinzufügen.
3. Der Beleg wechselt zu Bezahlt, der Vermerk wird im Prüfpfad festgehalten, und der Datensatz wird gesperrt.

Tipp: Verwenden Sie den optionalen Vermerk, um eine Zahlungsreferenz festzuhalten (zum Beispiel einen Bankauftrag oder eine Batch-Kennung). Er wird zusammen mit dem Übergang gespeichert, sodass die Zahlung später abgestimmt werden kann.

Funktionstrennung bei der Zahlung

Standardmäßig können Sie eine Zahlung nicht für einen Beleg bestätigen, den Sie selbst genehmigt haben — der Genehmiger und die Person, die die Zahlung bestätigt, müssen unterschiedliche Personen sein. Der Versuch, beides zu tun, wird als Verstoß gegen das Vier-Augen-Prinzip abgelehnt und aufgezeichnet. Eine Unternehmenseinstellung kann Selbstgenehmigung erlauben; ist sie aktiviert, darf dieselbe Person genehmigen und als bezahlt markieren, aber die Aktion wird im Prüfpfad als Selbstgenehmigung gekennzeichnet.

Momentaufnahmen werden bei der Zahlung erneut bestätigt

Das Markieren als bezahlt führt den Schritt der finanziellen Momentaufnahme erneut aus. Da Momentaufnahmen nur geschrieben werden, wenn sie noch nicht vorhanden sind, bleiben die bei der Genehmigung erfassten Werte unverändert erhalten. Ein Ereignis finanzielle Momentaufnahmen erfasst wird zusammen mit dem Zahlungsübergang geschrieben, was Prüfern eine vollständige Aufzeichnung sowohl bei Genehmigung als auch bei Zahlung liefert.

Modus für kleine Mandanten (ohne Genehmigung)

Unternehmen, die im Modus ohne Genehmigung konfiguriert sind, überspringen die Schritte Prüfung, Genehmigung und separate Zahlung vollständig: Das Einreichen eines Belegs erfasst ihn direkt als Bezahlt. In diesem Modus gilt:

• Das Erreichen von Bezahlt ist eine Eigenschaft des konfigurierten Workflows, sodass keine separate Berechtigung belege:mark-paid erforderlich ist — die Berechtigung zum Einreichen (belege:transition) genügt.
• Datenqualitätsregeln vom Typ Blockierend werden beim Einreichen weiterhin durchgesetzt, sodass ein Beleg mit einem harten Problem nicht als bezahlt erfasst werden kann.
• Warnungen blockieren nicht (es gibt keinen menschlichen Genehmiger, der sie übersteuern könnte), und das Vier-Augen-Prinzip greift nicht, da der Ablauf von einer einzigen Person durchgeführt wird.

Zusammenfassung der Berechtigungen

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