Ein Belegdokument an einen Beleg anhängen

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den gescannten Beleg oder das Rechnungsdokument an einen Beleg anhängen, damit Prüfern der Quellnachweis vorliegt. Das Hochladen von Dokumenten erfordert die Berechtigung documents:manage; das Anzeigen erfordert documents:view. Beide werden von FleetManager und SystemAdmin gehalten.

Wie Beleg-Dokumente gespeichert werden

Beleg-Anhänge durchlaufen das gemeinsame DocumentModule und keinen separaten Speicher. Das bedeutet, dass jeder Anhang verschlüsselt, mandantenbezogen und versioniert ist. Wenn Sie eine Datei hochladen, erfasst die Plattform ein Dokument mit seinen Metadaten (Dateiname, Inhaltstyp, Größe, Kategorie und hochladende Person) und speichert den Dateiinhalt als Version 1. Ein späterer Ersatz-Upload fügt eine neue Version hinzu, statt die alte zu überschreiben, und Downloads geben stets die neueste Version zurück.

Ein Dokument anhängen

Öffnen Sie den Ziel-Beleg. Der Beleg muss bereits existieren; ein Upload zu einem nicht vorhandenen Beleg gibt BELEG_NOT_FOUND zurück.
Wählen Sie im Bereich Dokumente die hochzuladende Datei (zum Beispiel ein PDF oder ein Foto des Belegs).
Wählen Sie eine Dokument-Kategorie. Eine Kategorie ist erforderlich und muss einer aktiven System-Dokumentkategorie entsprechen.
Laden Sie hoch. Die Datei wird mit dem Zuordnungstyp Beleg und der ID des Belegs an das DocumentModule gesendet und anschließend gespeichert und versioniert.

Hinweis: Die Kategorie ist verpflichtend. Wenn Sie sie leer lassen oder einen Wert wählen, der keine aktive System-Dokumentkategorie ist, wird der Upload mit der Meldung "Please select a document category" (oder einem Kategorie-Validierungsfehler) abgelehnt. Kategoriewerte werden vor dem Abgleich in Kleinbuchstaben normalisiert.

Anhänge anzeigen und herunterladen

Jede Person mit documents:view kann die Anhänge eines Belegs auflisten und öffnen. Die Metadatenliste zeigt Dateiname, Inhaltstyp, Größe, Kategorie und Uploaddatum, das Neueste zuerst. Beim Herunterladen wird die zuletzt gespeicherte Version mit ihrem ursprünglichen Dateinamen und Inhaltstyp zurückgestreamt. Wenn das Dokument, die Beleg-Verknüpfung oder die gespeicherte Datei nicht gefunden werden kann, gibt die Plattform ein generisches DOCUMENT_ACCESS_DENIED ("You do not have permission to view this document") zurück, statt preiszugeben, ob die Datei existiert.

Was aufgezeichnet wird

Die Benutzer-ID und die E-Mail-Adresse der hochladenden Person werden für den Prüfpfad im Dokument gespeichert.
Der erste Upload erstellt Version 1; jeder weitere Upload erhöht die Versionsnummer.
Anhänge bleiben über den gesamten Lebenszyklus des Belegs mit ihm verknüpft, auch nachdem er genehmigt oder bezahlt wurde.

Tipp: Hängen Sie den Beleg an, bevor Sie den Beleg einreichen. Prüfer verlassen sich auf das Dokument, um den Lieferanten, die Beträge und die auf den Positionen ausgewiesene Umsatzsteuer zu bestätigen, und ein fehlender Beleg ist ein häufiger Grund, aus dem ein Beleg auf Rückfrage erforderlich zurückgestellt wird.

Anhänge und Export-Artefakte sind unterschiedlich

Die Beleg-Anhänge, die Sie hier hinzufügen, sind gewöhnliche Beleg-Dokumente. Sie sind getrennt von Export-Artefakten (den Excel- oder PDF-Dateien, die von den Ausgaben-Exportaufträgen erzeugt werden), die das DocumentModule unter dem Zuordnungstyp beleg-export speichert und in Standard-Dokumentlisten ausblendet. Sie werden Exportdateien nicht in der Anhangsliste des Belegs sehen.