Einen neuen Beleg erfassen und seine Kopfdaten

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einen neuen Beleg als Entwurf erfassen, und erläutert jedes Kopf-Feld, das Sie festlegen können. Das Erstellen und Bearbeiten von Belegen erfordert die Berechtigung belege:transition, die von FleetManager und SystemAdmin gehalten wird.

Bevor Sie beginnen

Ein Beleg kann nur erstellt werden, wenn Ihr Mandant über eine aktive Konfigurations-Baseline für Belege verfügt. Ist keine veröffentlicht, gibt die Erstellen-Aktion CONFIGURATION_BASELINE_NOT_AVAILABLE zurück, und es wird kein Beleg gespeichert. Bitten Sie einen SystemAdmin, zunächst eine Konfigurationsversion zu aktivieren.

Den Entwurf erstellen

Öffnen Sie das Belege-Modul und beginnen Sie einen neuen Beleg (Erfassungsformular).
Füllen Sie die unten beschriebenen Kopf-Felder aus.
Fügen Sie optional jetzt Positionen hinzu oder speichern Sie den Entwurf und fügen Sie sie später hinzu.
Speichern. Der Beleg wird im Status Entwurf erstellt und zur Nachvollziehbarkeit gegen die aktuelle Konfigurationsversion erfasst.

Hinweis: Bei der Erstellung sind Positionen optional. Sie können einen Entwurf nur mit Kopfdaten speichern und später darauf zurückkommen. Wenn Sie den Entwurf später aktualisieren, wird mindestens eine Position erforderlich.

Kopf-Felder

Feld	Erforderlich	Hinweise
Belegtyp	Ja	Die Art der Ausgabe, zum Beispiel Kraftstoff, Maut oder Wartung. Bis zu 50 Zeichen.
Belegdatum	Nein	Wird zum Filtern und für Berichte verwendet. Standardmäßig heute (UTC), wenn leer gelassen; der Zeitanteil wird verworfen.
Währung	Nein	Ein dreistelliger ISO-4217-Code. Wird er weggelassen, gilt standardmäßig die Währung Ihres Mandanten. Wird er angegeben, muss er gültig sein und mit der Mandantenwährung übereinstimmen.
Lieferant	Nein	Der auf dem Beleg ausgewiesene Lieferantenname. Bis zu 200 Zeichen.
Rechnungsnummer	Nein	Die Rechnungsreferenz des Lieferanten. Bis zu 100 Zeichen.
Rechnungs-Kilometerstand	Nein	Kilometerstand auf dem Beleg; wird von der Regel-Engine für Plausibilitätsprüfungen verwendet.
Fahrzeug	Nein	Das zugeordnete Fahrzeug. Bei der Erfassung optional, aber zum Einreichen erforderlich.
Fahrer	Nein	Der zugeordnete Fahrer. Bei der Erfassung optional, aber zum Einreichen erforderlich.

Warnung: Ein Mandant führt eine einzige Währung. Die Eingabe einer Währung, die von der konfigurierten Mandantenwährung abweicht, wird mit einem Validierungsfehler abgelehnt, da belegübergreifende Dashboard- und Exportsummen nur in einer Währung sinnvoll sind.

Fahrzeug- und Fahrerzuordnung

Fahrzeug und Fahrer sind optional, solange der Beleg ein Entwurf ist, was Ihnen erlaubt, Belege zu erfassen, bevor Sie wissen, zu welchem Fahrzeug sie gehören. Nicht zugeordnete Entwürfe erscheinen im Dashboard-Panel "Nicht zugeordnete Belege". Um den Beleg jedoch in die Prüfung einzureichen, muss ihm genau ein Fahrzeug und ein Fahrer zugewiesen sein; ein Einreichen ohne diese gibt einen Validierungsfehler zurück, der auf die fehlende Zuordnung hinweist.

Nach dem Speichern

Ihr neuer Beleg landet im Status Entwurf mit berechneten Summen von null (bis Positionen hinzugefügt werden). Von hier aus können Sie:

Positionen und finanzielle Kennzeichnungen hinzufügen oder bearbeiten.
Das gescannte Belegdokument anhängen.
Den Beleg einreichen, sobald ein Fahrzeug und ein Fahrer zugeordnet sind und mindestens eine Position existiert.