Was die Belegverwaltung leistet
Die Belege-Verwaltung ist das Modul in MobilityManager, in dem Sie Belege und Rechnungen der Flotte erfassen, kennzeichnen, prüfen und begleichen. Dieser Artikel erläutert, was ein Beleg ist, welchen Lebenszyklus er durchläuft und wer damit arbeiten kann.
Was ein Beleg ist
Ein Beleg ist ein einzelner mandantenbezogener Ausgabendatensatz — ein Kraftstoffbeleg, eine Mautgebühr, eine Wartungsrechnung und so weiter. Jeder Beleg hat einen Kopf (Typ, Datum, Lieferant, Währung, optionale Fahrzeug- und Fahrerzuordnung) und eine oder mehrere Positionen, die die Beträge und finanziellen Kennzeichnungen tragen. Die Kopfsummen werden stets aus den Positionen abgeleitet, sodass die Positionen die maßgebliche Quelle für den Geldbetrag eines Belegs sind.
Was das Modul Ihnen ermöglicht
- Erfassen Sie einen neuen Beleg als Entwurf, mit Kopf-Feldern und bis zu 20 Positionen.
- Kennzeichnen Sie jede Position mit einem Umsatzsteuersatz (USt), einer Kostenstelle und einer Sachkonto-Zuordnung (Hauptbuchkonto), validiert gegen Ihre aktiven finanziellen Referenzdaten.
- Hängen Sie den gescannten Beleg oder das Rechnungsdokument als Nachweis an den Beleg an.
- Reichen Sie den Beleg in einen Prüf-Workflow ein, in dem die Finanzabteilung Rückfragen ergänzen, finanzielle Korrekturen anwenden und ihn genehmigen kann.
- Bezahlen Sie einen genehmigten Beleg und sehen Sie, wie er in das sechsteilige Ausgaben-Dashboard und die Exporte einfließt.
Der Lebenszyklus eines Belegs
Jeder Beleg trägt einen aktuellen Status sowie eine unveränderliche Historie der Übergänge. Die Status sind:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Wird erfasst; vollständig bearbeitbar. |
| Eingereicht | An die Finanzabteilung übergeben; wartet auf Übernahme. |
| In Prüfung | Die Finanzabteilung prüft Regelergebnisse und Finanzdaten. |
| Rückfrage erforderlich | Zur Korrektur zurückgestellt; wieder bearbeitbar. |
| Genehmigt | Angenommen; finanzielle Momentaufnahmen erfasst; schreibgeschützt. |
| Bezahlt | Final; Zahlung erfasst. |
| Abgelehnt | Final; nicht angenommen. |
Der Vorwärtsweg ist Entwurf → Eingereicht → In Prüfung → Genehmigt → Bezahlt, mit Rückfrage erforderlich und Abgelehnt als Seitenwege. Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt sind unveränderlich: Ihre Kopf-, Finanz- und Positionsdaten können nicht mehr bearbeitet werden.
Hinweis: Nur Belege im Status Entwurf und Rückfrage erforderlich können bearbeitet werden. Sobald ein Beleg genehmigt ist, werden seine Kostenstelle, sein Umsatzsteuersatz und seine Sachkonto-Zuordnung aus den aktuellen Referenzdaten als Momentaufnahme erfasst und für die Prüfung eingefroren.
Wer es nutzen kann
Die Belege-Verwaltung ist ein Finanz- und Administrationsbereich, der durch Berechtigungen und nicht durch Rollennamen geschützt ist:
- belege:view — Liste, Detail, Prüf-Warteschlange und Dashboard einsehen. Gehalten von FleetManager und SystemAdmin.
- belege:transition — Belege erstellen, bearbeiten, einreichen und durch den Workflow bewegen. Gehalten von FleetManager und SystemAdmin.
- belege:mark-paid — einen genehmigten Beleg zu Bezahlt bewegen. Gehalten von FleetManager und SystemAdmin.
- belege:correct-financial — Finanzdaten während der Prüfung neu kennzeichnen. Nur SystemAdmin, da dies die finanziell sensibelste Aktion ist.
Die Rolle Driver hat bewusst keine Belege-Berechtigungen, sodass die Navigation zu Ausgaben und die Ausgabendaten innerhalb der Finanzabteilung und Administration bleiben.
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