Wann Sie einen Beleg bearbeiten können: bearbeitbare Status

Ein Beleg kann nur in bestimmten Workflow-Status bearbeitet werden. Dieser Artikel erläutert, welche Status bearbeitbar sind, welche gesperrt sind und was passiert, wenn Sie versuchen, einen Beleg zu bearbeiten, der bereits weitergewandert ist.

Die zwei bearbeitbaren Status

Sie können den Kopf, die finanziellen Kennzeichnungen und die Positionen eines Belegs nur ändern, solange er sich in einem dieser Status befindet:

Entwurf — der Beleg wird noch erfasst und wurde nicht eingereicht.
Rückfrage erforderlich — die Finanzabteilung hat den Beleg während der Prüfung zur Korrektur zurückgestellt.

In beiden Status verhält sich der Aktualisierungsablauf gleich: Er validiert die Positionen erneut, heftet den Beleg erneut an die aktuell aktive Konfigurationsversion, berechnet alle Beträge und Kopfsummen neu, wertet die anwendbaren Regeln neu aus und zeichnet Prüfereignisse für die Änderung auf.

Tipp: Da das Bearbeiten eines Belegs im Status Rückfrage erforderlich ihn erneut an die aktive Konfigurationsversion heftet, werden Regeländerungen, die nach der ersten Erstellung des Belegs veröffentlicht wurden (zum Beispiel das Deaktivieren einer Kostenstellen-Regel), beim nächsten Speichern Ihrer Änderungen wirksam.

Status, die Sie nicht bearbeiten können

Status	Bearbeitbar?	Was Sie erhalten, wenn Sie es versuchen
Entwurf	Ja	Änderungen werden gespeichert.
Rückfrage erforderlich	Ja	Änderungen werden gespeichert.
Eingereicht	Nein	`BELEG_NOT_DRAFT` — nur Belege im Status Entwurf oder Rückfrage können aktualisiert werden.
In Prüfung	Nein	`BELEG_NOT_DRAFT` — der Beleg ist bei der Finanzabteilung.
Genehmigt	Nein	`BELEG_IMMUTABLE` — Änderungen an Kopf, Finanzdaten und Positionen werden abgelehnt.
Bezahlt	Nein	`BELEG_IMMUTABLE` — finaler Status.
Abgelehnt	Nein	`BELEG_IMMUTABLE` — finaler Status.

Warum Eingereicht und In Prüfung gesperrt sind

Sobald Sie einen Beleg einreichen, wird er der Finanzabteilung zur Prüfung übergeben, sodass das Erfassungsformular keine Änderungen mehr annimmt, um den Datensatz während der Beurteilung stabil zu halten. Wenn Sie in dieser Phase etwas ändern müssen, kann die Finanzabteilung den Beleg auf Rückfrage erforderlich zurücksetzen, was ihn wieder bearbeitbar macht, oder ein berechtigter Prüfer kann eine finanzielle Korrektur an Ort und Stelle anwenden.

Warum Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt unveränderlich sind

Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt sind die unveränderlichen Status des Moduls. Wenn ein Beleg genehmigt wird, werden die Kostenstelle, der Umsatzsteuersatz und die Sachkonto-Zuordnung jeder Position aus den aktuellen Referenzdaten als Momentaufnahme erfasst und eingefroren. Das Sperren dieser Status schützt den Prüfpfad: Die genehmigten und bezahlten Finanzdaten können nachträglich niemals verändert werden. Genehmigte Belege können weiterhin zu Bezahlt übergehen, sind aber ansonsten schreibgeschützt.

Hinweis: Bearbeitung und Workflow sind getrennt berechtigt. Für Bearbeitungen wird belege:transition benötigt; für das erneute Kennzeichnen von Finanzdaten während der Prüfung wird belege:correct-financial benötigt (nur SystemAdmin).

Wie Sie einen bearbeitbaren Beleg zurückerhalten

Wenn der Beleg im Status Eingereicht oder In Prüfung ist, bitten Sie einen Prüfer, ihn auf Rückfrage erforderlich zu setzen.
Sobald er im Status Rückfrage erforderlich ist, öffnen Sie ihn und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
Speichern Sie und reichen Sie ihn dann erneut ein oder geben Sie ihn zur Prüfung zurück.