Finanzstammdaten: Kostenstellen, Steuersätze und Sachkonten

Die finanziellen Referenzdaten sind die Menge der zulässigen Kostenstellen, Umsatzsteuersätze (USt) und Sachkonto-Zuordnungscodes, mit denen Beleg-Positionen gekennzeichnet werden können. Dieser Artikel erläutert, was die Referenzdaten enthalten, wie sie gepflegt werden und wie sie die Kennzeichnung von Positionen steuern.

Die drei Referenzlisten

Liste	Schlüsselfelder	Verwendet für
Umsatzsteuersätze	Prozentsatz, Anzeigename, Sortierreihenfolge, Aktiv-Kennzeichen	Der Umsatzsteuersatz auf einer Position; bestimmt den berechneten Umsatzsteuerbetrag.
Kostenstellen	Code, Anzeigename, Sortierreihenfolge, Aktiv-Kennzeichen	Die Kostenstellen-Kennzeichnung auf einer Position; bestimmt das Kostenstellen-Reporting.
Sachkonto-Zuordnungen	Code, Anzeigename, Sortierreihenfolge, Aktiv-Kennzeichen	Das Hauptbuchkonto, auf das eine Position gebucht wird.

Alle drei sind mandantenbezogen: Jeder Mandant pflegt seine eigenen Listen. Umsatzsteuersätze werden als Prozentwerte gespeichert (zum Beispiel 19,00). Kostenstellen- und Sachkonto-Codes sind kurze Codes (bis zu 50 Zeichen) mit einem verständlicheren Anzeigenamen.

Wo sie liegen und wer sie pflegt

Referenzdaten werden über die kanonische Funktion für finanzielle Referenzdaten gepflegt, die plattformweit gemeinsam genutzt wird (sie wird auch von der Kostenzuweisung für Strafmandate und vom Schadenmanagement verwendet). Der Zugriff ist berechtigungsgesteuert:

settings:view — die Referenzlisten lesen. Gehalten von FleetManager und SystemAdmin.
settings:manage — Optionen hinzufügen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren. Gehalten von SystemAdmin (und jeder benutzerdefinierten Rolle, der es gewährt wird).

Hinweis: FleetManager kann die Referenzdaten einsehen, aber nicht ändern. Zu ändern, welche Kostenstellen, Umsatzsteuersätze oder Sachkonto-Codes verfügbar sind, ist eine Aufgabe des SystemAdmin.

Aktive vs. inaktive Optionen

Jede Option hat ein Aktiv-Kennzeichen. Nur aktive Optionen werden beim Kennzeichnen von Positionen angeboten, und nur aktive Optionen bestehen die Validierung. Das Deaktivieren einer Option belässt sie zur Historie in der Liste, verhindert aber ihre Verwendung auf neuen oder bearbeiteten Belegen.

Die Validierung wird pro Liste nur dann durchgesetzt, wenn diese Liste mindestens eine aktive Option hat. Wenn ein Mandant keine aktiven Kostenstellen konfiguriert hat, werden Kostenstellenwerte überhaupt nicht geprüft — konfigurieren Sie Ihre Referenzdaten also, bevor Sie erwarten, dass Kennzeichnungen durchgesetzt werden. Kostenstellen- und Sachkonto-Codes werden ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung abgeglichen; Umsatzsteuersätze werden über den auf zwei Stellen gerundeten Prozentsatz abgeglichen.

Wie Referenzdaten die Kennzeichnung steuern

Wenn Sie eine Beleg-Position mit einem Umsatzsteuersatz, einer Kostenstelle oder einer Sachkonto-Zuordnung speichern, wird jeder Wert gegen die aktiven Optionen geprüft. Ein Wert, der nicht aktiv ist, wird mit FINANCIAL_REFERENCE_NOT_ACTIVE abgelehnt, und der gesamte Speichervorgang wird verweigert. Dadurch erhält das Finanzsystem stets nur Codes, die es kennt.

Momentaufnahmen bewahren, was genehmigt wurde

Da sich Referenzdaten im Laufe der Zeit ändern können, erstellt die Plattform eine Momentaufnahme der Kostenstelle, des Umsatzsteuersatzes und der Sachkonto-Zuordnung jeder Position, wenn der Beleg genehmigt wird. Diese Momentaufnahmewerte werden eingefroren, sodass ein im letzten Quartal genehmigter Beleg noch immer genau die Codes und den Satz zeigt, die damals galten, selbst wenn Sie die Option seitdem umbenannt oder deaktiviert haben.

Tipp: Ziehen Sie das Deaktivieren einer veralteten Kostenstelle dem Löschen vor. Die Deaktivierung entfernt sie aus der neuen Kennzeichnung und hält gleichzeitig historische Belege und ihre Momentaufnahmen lesbar. Beachten Sie, dass eine Kostenstelle auch als Standard-Abteilungszuweisung für Zahlungen von Strafmandaten gekennzeichnet werden kann — höchstens eine pro Mandant.