Wie Kopfsummen bei jeder Änderung neu berechnet werden

Die auf dem Kopf eines Belegs angezeigten Summen werden stets aus seinen Positionen abgeleitet, niemals eingetippt. Dieser Artikel erläutert, was die Kopfsummen sind, wann sie neu berechnet werden und warum sie immer mit der Summe der Positionen übereinstimmen.

Die zwei Kopfsummen

Ein Beleg-Kopf trägt zwei berechnete Summen:

Gesamt-Nettobetrag — die Summe der Nettobeträge aller Positionen.
Gesamt-Bruttobetrag — die Summe der Bruttobeträge aller Positionen.

Es gibt keine separat gespeicherte Umsatzsteuersumme im Kopf: Die gesamte Umsatzsteuer ist einfach Gesamt-Brutto minus Gesamt-Netto. Die Steuer-Zusammenfassung des Dashboards rekonstruiert die Umsatzsteuer, indem sie die Umsatzsteuerbeträge der Positionen pro Satz gruppiert.

Bei jeder Änderung neu berechnet

Die Kopfsummen werden über einen einzigen zentralen Neuberechnungsschritt jedes Mal neu berechnet, wenn sich die Positionen ändern. Dieser Schritt läuft immer, wenn:

Ein Beleg-Entwurf mit Positionen erstellt wird.
Ein Beleg im Status Entwurf oder Rückfrage erforderlich aktualisiert wird.
Ein berechtigter Prüfer während der Prüfung eine finanzielle Korrektur anwendet.

Da die Neuberechnung der einzige Ort ist, an dem Kopfsummen gesetzt werden, können sie niemals aus dem Takt mit den Positionen geraten. Wenn Sie Zeilen hinzufügen, bearbeiten, entfernen oder neu anordnen, werden die Summen beim Speichern aus den aktuellen Positionen neu summiert.

Hinweis: Ein Entwurf nur mit Kopfdaten ohne Positionen hat Summen von 0,00. Sobald Sie bepreiste Positionen hinzufügen und speichern, spiegeln die Summen deren Summe wider.

Wie ein Speichervorgang die Summen aktualisiert

Ihre Positionen werden validiert (Pflichtfelder, die Grenze von 20 Positionen, aktive finanzielle Referenzen).
Der Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobetrag jeder Position wird berechnet und auf 2 Stellen gerundet.
Die Positionen werden nach Sortierreihenfolge von 1 bis n neu sequenziert.
Das Gesamt-Netto und Gesamt-Brutto des Kopfes werden aus diesen Positionen neu summiert.
Die Änderung wird in einer Transaktion gespeichert, Regeln werden neu ausgewertet, und Prüfereignisse werden aufgezeichnet.

Der Prüfpfad für Summen

Jede Positionsaktualisierung zeichnet zwei unveränderliche Prüfereignisse auf: BelegLineItemsUpdated (mit der Beleg-ID, dem Status und der Anzahl der Positionen) und BelegTotalsRecomputed (mit dem neuen Gesamt-Netto und Gesamt-Brutto). Das gibt der Finanzabteilung eine nachvollziehbare Historie, wie sich die Summen über Bearbeitungen hinweg entwickelt haben.

Tipp: Wenn eine Kopfsumme nicht richtig aussieht, prüfen Sie die einzelnen Positionsbeträge statt des Kopfes — der Kopf ist immer nur eine Summe der Positionen. Eine Rundungs- oder Umsatzsteuersatz-Abweichung auf einer Position ist die übliche Ursache.

Summen nach der Genehmigung

Sobald ein Beleg genehmigt ist, sind seine Positionen und damit seine Summen eingefroren. Genehmigte, bezahlte und abgelehnte Belege sind unveränderlich, sodass keine weitere Neuberechnung erfolgt. Nur genehmigte und bezahlte Belege fließen in die Finanzzahlen des Ausgaben-Dashboards ein, sodass die eingefrorenen Summen das sind, worauf sich das nachgelagerte Reporting stützt.