Positionen mit MwSt.-Satz, Kostenstelle und Kontenzuordnung kennzeichnen

Finanzielle Kennzeichnungen teilen Ihrem Finanzsystem mit, wie jede Position eines Belegs besteuert und gebucht werden soll. Dieser Artikel erläutert die drei Kennzeichnungen — Umsatzsteuersatz (USt), Kostenstelle und Sachkonto-Zuordnung —, wie sie validiert werden und wie sie bei der Genehmigung eingefroren werden. Das Kennzeichnen erfolgt beim Bearbeiten eines Belegs und erfordert die Berechtigung belege:transition.

Die drei finanziellen Kennzeichnungen

Kennzeichnung	Was sie bestimmt	Validiert gegen
Umsatzsteuersatz (USt)	Den Umsatzsteuerbetrag und die Steuer-Zusammenfassung im Dashboard.	Aktive Umsatzsteuersatz-Optionen (abgeglichen über den auf 2 Stellen gerundeten Prozentsatz).
Kostenstelle	Kostenstellen-Aufschlüsselungen und Filterung.	Aktive Kostenstellen-Optionen (ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung abgeglichen).
Sachkonto-Zuordnung	Das Hauptbuchkonto, auf das die Ausgabe gebucht wird.	Aktive Sachkonto-Zuordnungs-Optionen (ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung abgeglichen).

Alle drei Kennzeichnungen sind pro Position optional, aber wenn Sie eine setzen, muss sie einer aktiven Referenzoption für Ihren Mandanten entsprechen.

Wie die Validierung funktioniert

Wenn Sie speichern, wird jede von Ihnen angegebene Kennzeichnung gegen die aktiven finanziellen Referenzdaten geprüft:

Ein Umsatzsteuersatz, der nicht unter den aktiven Umsatzsteuer-Optionen ist, wird abgelehnt.
Ein Kostenstellen-Code, der keine aktive Kostenstelle ist, wird abgelehnt.
Ein Sachkonto-Zuordnungscode, der keine aktive Sachkonto-Zuordnung ist, wird abgelehnt.

Jeder dieser Fehler gibt FINANCIAL_REFERENCE_NOT_ACTIVE ("Selected financial reference is not active") zurück, und der gesamte Speichervorgang wird abgelehnt — der Beleg wird nicht teilweise aktualisiert.

Hinweis: Die Validierung greift nur, wenn es mindestens eine aktive Option dieser Art gibt. Wenn Ihr Mandant überhaupt keine aktiven Kostenstellen konfiguriert hat, werden Kostenstellenwerte nicht geprüft. Konfigurieren Sie Ihre Referenzdaten zuerst, damit Kennzeichnungen durchgesetzt werden.

Nur der Umsatzsteuersatz ändert die Beträge

Von den drei Kennzeichnungen wirkt sich nur der Umsatzsteuersatz auf den Geldbetrag aus. Der Nettobetrag ergibt sich aus Menge × Einzelpreis; der Umsatzsteuerbetrag ist Netto × (Umsatzsteuersatz ÷ 100); Brutto ist Netto + Umsatzsteuer. Kostenstelle und Sachkonto-Zuordnung sind Klassifizierungs-Kennzeichnungen — sie leiten und melden die Ausgabe, ändern aber niemals die berechneten Summen.

Kennzeichnungen werden bei der Genehmigung als Momentaufnahme erfasst

Solange ein Beleg bearbeitbar ist, sind die Kennzeichnungen Live-Referenzen — ändern Sie einen Code, und er wird gegen die aktuellen Referenzdaten neu validiert. Wenn der Beleg zu Genehmigt übergeht, werden die Kostenstelle, der Umsatzsteuersatz und die Sachkonto-Zuordnung jeder Position in Momentaufnahme-Felder (CostCenterSnapshot, VatRateSnapshot, GlMappingSnapshot) kopiert, die aus den Referenzdaten in diesem Moment entnommen werden. Diese Momentaufnahmen sind unveränderlich und bewahren genau das, was genehmigt wurde, selbst wenn Sie später eine Referenzoption umbenennen oder deaktivieren.

Warnung: Setzen Sie die Kennzeichnungen vor der Genehmigung richtig. Nach der Genehmigung ist der Beleg unveränderlich, und die einzige Möglichkeit, wie ein berechtigter Prüfer ihn früher neu kennzeichnen kann, ist eine finanzielle Korrektur (Berechtigung belege:correct-financial, nur SystemAdmin), solange er sich noch in einem Prüfstatus befindet.

Positionstyp und Kraftstoffart

Neben den finanziellen Kennzeichnungen kann jede Position einen Positionstyp (zum Beispiel fuel, washing, toll, maintenance_repair oder other) und, für Kraftstoffpositionen, einen Kraftstoffart-Schlüssel tragen. Diese beschreiben, was die Position ist, statt wie sie gebucht wird, und sie helfen Regeln und Reporting, die Ausgabe zu klassifizieren.