Der Beleg-Freigabe-Workflow und seine Status

Dieser Artikel erläutert, wie ein Beleg durch MobilityManager wandert, welche Status er annehmen kann und welche Regeln entscheiden, welche Aktionen bei jedem Schritt verfügbar sind. Wenn Sie den Status-Graphen kennen, können Sie vorhersagen, was Sie mit einem gegebenen Beleg tun können und was nicht.

Die sieben Workflow-Status

Ein Beleg hält stets genau einen Status. Die Status bilden einen geregelten Prüf- und Zahlungslebenszyklus ab.

Status	Bedeutung
Entwurf	Erstellt und noch vollständig bearbeitbar; noch nicht eingereicht.
Eingereicht	Zur Prüfung gesendet; Kopf und Positionen haben die Einreich-Validierung bestanden.
In Prüfung	Ein Prüfer hat ihn übernommen; die Qualitätsregeln wurden ausgewertet.
Rückfrage erforderlich	Mit einem verpflichtenden Vermerk an den Einreicher zurückgegeben.
Genehmigt	Freigegeben; finanziell gesperrt und wartet auf Zahlung.
Abgelehnt	Zurückgewiesen; ein finaler Status.
Bezahlt	Zahlung bestätigt; ein finaler Status.

Wie ein Beleg zwischen Status wechselt

Nur die folgenden Übergänge sind zulässig. Jede Anfrage, die nicht auf dieser Liste steht, wird abgelehnt und in den Prüfpfad geschrieben.

Entwurf → Eingereicht
Eingereicht → In Prüfung, Rückfrage erforderlich oder Abgelehnt
In Prüfung → Genehmigt, Rückfrage erforderlich oder Abgelehnt
Rückfrage erforderlich → Eingereicht oder In Prüfung
Genehmigt → Bezahlt

Das Zurücksetzen eines Belegs auf Rückfrage erforderlich erfordert einen Rückfrage-Vermerk; der Übergang wird ohne einen solchen abgelehnt.

Finale und unveränderliche Status

Zwei verwandte Konzepte regeln, was am Ende des Lebenszyklus geschieht:

Finale Status — Bezahlt und Abgelehnt. Es sind keine weiteren Übergänge möglich.
Unveränderliche Status — Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt. Diese lehnen Änderungen an Kopf, Finanzdaten und Positionen ab. Genehmigt kann noch zu Bezahlt wechseln, ist aber ansonsten schreibgeschützt.

Hinweis: Da Genehmigt unveränderlich ist, korrigieren Sie finanzielle Daten vor der Genehmigung. Einmal genehmigt, ist der Datensatz gesperrt, und der einzige verbleibende Schritt ist Bezahlt.

Zwei Genehmigungsmodi pro Unternehmen

Jeder Mandant (jedes Unternehmen) betreibt einen von zwei Workflow-Modi:

Prüfung — der vollständige geregelte Ablauf (Entwurf → Eingereicht → In Prüfung → Genehmigt → Bezahlt) mit Funktionstrennung (Vier-Augen-Prinzip) und den konfigurierbaren Regel-Gates.
Keiner — ein Modus für kleine Mandanten ohne Genehmigungsablauf: Das Einreichen eines Belegs erfasst ihn direkt als Bezahlt. Datenqualitätsregeln vom Typ Blockierend werden beim Einreichen weiterhin durchgesetzt, aber Warnungen blockieren nicht (es gibt keinen menschlichen Genehmiger, der sie übersteuern könnte).

Wenn das Unternehmen nicht aufgelöst werden kann, fällt die Plattform sicher auf Prüfung zurück (den restriktivsten Modus). Die Selbstgenehmigung wird separat durch eine Unternehmenseinstellung gesteuert.

Was die Einreich-Validierung prüft

Um den Status Entwurf zu verlassen, muss ein Beleg einen Lieferanten und eine Währung sowie mindestens eine Position haben, deren Beschreibung ausgefüllt ist, deren Menge größer als null ist und deren Einzelpreis nicht negativ ist. Anforderungen an die finanzielle Kennzeichnung (Kostenstelle, Steuersatz) werden später von der Regel-Engine durchgesetzt, nicht beim Einreichen.

Berechtigungen

Die Berechtigung belege:transition ist erforderlich, um einen Beleg einzureichen und durch die Prüfung zu bewegen. Die separate Berechtigung belege:mark-paid ist erforderlich, um von Genehmigt → Bezahlt zu wechseln. Jeder erfolgreiche Übergang und jede Verweigerung wird im unveränderlichen Prüfpfad aufgezeichnet.