Einen Beleg genehmigen und wie die Genehmigung den Datensatz sperrt

Einen Beleg zu genehmigen ist der Freigabeschritt, der ihn zur Zahlung freigibt. Dieser Artikel erläutert die Prüfungen, die die Plattform am Genehmigungs-Gate ausführt, die Regel zur Funktionstrennung und wie die Genehmigung unveränderliche finanzielle Momentaufnahmen erfasst und den Datensatz sperrt. Das Genehmigen erfordert die Berechtigung belege:transition.

Wo die Genehmigung im Workflow steht

Ein Beleg wird genehmigt, indem er von In Prüfung zu Genehmigt bewegt wird. Genehmigt ist nur von In Prüfung aus erreichbar — Sie können einen Beleg im Status Entwurf oder Eingereicht nicht direkt genehmigen. Einmal genehmigt, ist der einzige verbleibende Übergang der zu Bezahlt.

Prüfungen am Genehmigungs-Gate

Wenn Sie genehmigen, wertet die Regel-Engine den Beleg neu aus und setzt zwei Gates durch:

Blockierende Ergebnisse müssen bereinigt sein. Wenn ein blockierendes Regelergebnis ungelöst und nicht übersteuert ist, wird die Genehmigung mit einem Fehler "blocked by rule" verweigert. Blocker können nicht übersteuert werden — Sie müssen die zugrunde liegenden Daten korrigieren.
Warnungen müssen übersteuert sein. Wenn ein Warnungs-Ergebnis noch offen ist, wird die Genehmigung verweigert, bis jede Warnung mit einer Begründung übersteuert ist. Warnungen sind die Stufe "prüfen und begründen"; Blocker sind die Stufe "muss korrigiert werden".

Tipp: Bereinigen Sie Blocker, solange der Beleg noch im Status In Prüfung ist, und übersteuern Sie dann die verbleibenden Warnungen, sodass die Genehmigungsaktion selbst beim ersten Versuch gelingt.

Funktionstrennung (Vier-Augen-Prinzip)

Standardmäßig können Sie einen Beleg, den Sie eingereicht oder erstellt haben, nicht genehmigen — die Person, die genehmigt, muss von der Person, die ihn vorbereitet hat, verschieden sein. Der Versuch der Selbstgenehmigung wird als Verstoß gegen das Vier-Augen-Prinzip abgelehnt und im Prüfpfad aufgezeichnet. Eine Unternehmenseinstellung kann Selbstgenehmigung erlauben; ist sie aktiviert, ist die Selbstgenehmigung zulässig, wird aber im Prüfereignis als solche gekennzeichnet, sodass sie für Prüfer sichtbar bleibt.

Finanzielle Momentaufnahmen bei der Genehmigung erfasst

Die Genehmigung ist der Moment, in dem die Plattform die finanzielle Klassifizierung jeder Position einfriert. Für jede Position zeichnet sie auf:

Momentaufnahme	Was sie erfasst
Kostenstellen-Momentaufnahme	Den Anzeigenamen der aktiven Kostenstelle (oder ihren Code) zum Zeitpunkt der Genehmigung.
Steuersatz-Momentaufnahme	Den Umsatzsteuersatz der Position in Prozent.
Sachkonto-Momentaufnahme	Den Anzeigenamen des aktiven Sachkontos (oder seinen Code).

Jede Momentaufnahme wird nur geschrieben, wenn sie noch nicht gesetzt ist, sodass die bei der Genehmigung erfassten Werte erhalten bleiben, selbst wenn die zugrunde liegenden Referenzdaten (Kostenstellen, Sachkonto-Codes) später umbenannt oder deaktiviert werden. Ein Ereignis finanzielle Momentaufnahmen erfasst wird zusammen mit der Genehmigung in den Prüfpfad geschrieben, und der genehmigende Benutzer wird auf dem Beleg gespeichert.

Warum der Datensatz nach der Genehmigung sperrt

Genehmigt ist ein unveränderlicher Status: Er lehnt Änderungen an Kopf, Finanzdaten und Positionen ab. Das schützt die genehmigten Zahlen und ihre erfassten Momentaufnahmen vor stiller Änderung. Wenn Sie nach der Genehmigung einen Fehler entdecken, können Sie den Beleg nicht bearbeiten — Korrekturen müssen früher in der Prüfphase vorgenommen werden. Dasselbe Momentaufnahme- und Sperrverhalten greift erneut, wenn der Beleg später als Bezahlt markiert wird.