Belege in der Prüfwarteschlange prüfen

Die Prüf-Warteschlange der Finanzabteilung ist der Ort, an dem Sie Belege finden, die auf Bearbeitung warten, und auf sie einwirken. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Warteschlange filtern, ihre Warnungs- und Blocker-Zähler lesen, einen einzelnen Beleg prüfen und Massenaktionen ausführen. Das Anzeigen der Warteschlange erfordert die Berechtigung belege:view; das Einwirken auf Einträge erfordert belege:transition.

Die Prüf-Warteschlange öffnen und filtern

Die Prüf-Warteschlange listet Belege mit zusammenfassenden Informationen auf und lässt Sie die Liste nach mehreren Dimensionen eingrenzen:

• Status — z. B. Eingereicht, In Prüfung, Genehmigt.
• Belegtyp — zum Beispiel Kraftstoff, Service oder ein anderer konfigurierter Typ.
• Fahrzeug oder Fahrer oder die Kennzeichen Fahrzeug nicht zugeordnet / Fahrer nicht zugeordnet, um Belege sichtbar zu machen, denen eine Verknüpfung fehlt.
• Kostenstelle, auf die eine beliebige Position verweist.
• Hat Warnung und hat Blocker — nur Belege anzeigen, die derzeit ungelöste Regelergebnisse tragen.

Die Ergebnisse sind nach Belegdatum (neueste zuerst) und dann nach Erstellungszeit sortiert. Die Warteschlange ist paginiert; jede Seite gibt bis zu 100 Einträge zurück.

Die Spalten der Warteschlange lesen

Jede Zeile fasst einen Beleg zusammen: seinen Typ, Status, sein Belegdatum, verknüpftes Fahrzeug und Fahrer, die Anzahl der Positionen, den Gesamt-Bruttobetrag und zwei Governance-Zähler — Warnungsanzahl und Blockeranzahl. Diese Zähler umfassen nur Regelergebnisse, die nicht übersteuert wurden, sodass die Kennzeichen einer Zeile widerspiegeln, was noch gelöst werden muss. Kennzeichen markieren außerdem ein fehlendes Fahrzeug oder einen fehlenden Fahrer.

Über der Liste zeigt eine Zusammenfassung die Gesamtzahl der passenden Belege, wie viele mindestens eine Warnung tragen und wie viele mindestens einen Blocker tragen — ein schneller Überblick über den Zustand des aktuellen Filters.

Einen einzelnen Beleg prüfen

Öffnen Sie einen Beleg aus der Warteschlange, um seinen Kopf, seine Positionen und seine Regelergebnisse zu sehen, und führen Sie ihn dann durch den Workflow:

1. Bewegen Sie den Beleg von Eingereicht zu In Prüfung, um ihn zu übernehmen. Blockierende Regelergebnisse (zum Beispiel eine fehlende Kostenstelle oder ein fehlender Steuersatz) müssen zuerst gelöst werden.
2. Lösen Sie im Status In Prüfung etwaige Datenprobleme, übersteuern Sie Warnungen, wo gerechtfertigt, oder wenden Sie eine finanzielle Korrektur an.
3. Schließen Sie die Prüfung ab, indem Sie Genehmigen, Ablehnen oder Rückfrage anfordern wählen. Eine Rückfrage erfordert einen Vermerk.

Tipp: Verwenden Sie den Filter hat Blocker, um zuerst harte Stopps zu bereinigen, und dann den Filter hat Warnung, um Einträge abzuarbeiten, die vor der Genehmigung eine Ermessensentscheidung erfordern.

Auf mehrere Belege gleichzeitig einwirken

Massenaktionen lassen Sie denselben Übergang auf mehrere ausgewählte Belege anwenden. Die unterstützten Aktionen sind Genehmigen, Ablehnen, Rückfrage anfordern und Als bezahlt markieren.

Alle ausgewählten Belege müssen sich im selben Status befinden, und dieser Status muss für die gewählte Aktion in Frage kommen — andernfalls wird der gesamte Stapel abgelehnt, bevor sich etwas ändert. Jeder Eintrag wird dann über denselben geregelten Übergangsdienst verarbeitet, der auch für Einzelaktionen verwendet wird, sodass jedes Regel-Gate, jede Vier-Augen-Prüfung und jede Berechtigung pro Eintrag weiterhin gilt. Das Ergebnis meldet, wie viele Einträge verarbeitet wurden, und listet etwaige Fehler pro Eintrag auf.

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