Genehmigung für automatisch zugewiesene Buchungen verlangen

Sie können verlangen, dass eine Flottenmanagerin oder ein Flottenmanager jede automatisch zugewiesene Buchung genehmigt, bevor sie bestätigt wird. Dieser Artikel erläutert die Genehmigungsschranke der automatischen Zuweisung, wie Sie sie aktivieren und wie Genehmigende die entstehende Warteschlange abarbeiten.

Was die Genehmigungsschranke bewirkt

Normalerweise wird eine automatisch zugewiesene Buchung sofort als Confirmed erstellt. Wenn die Genehmigungsschranke der automatischen Zuweisung aktiv ist, wird die Buchung stattdessen als PendingApproval erstellt: Das Fahrzeug und das Zeitfenster werden reserviert, aber die Fahrt ist erst bestätigt, wenn eine genehmigende Person sie geprüft hat. Jede Benutzerin und jeder Benutzer mit der Berechtigung bookings:approve wird benachrichtigt, dass eine Buchung eine Genehmigung benötigt.

Die Schranke ein- oder ausschalten

Hinweis: Dies ist eine Einstellung auf Organisationsebene, die von einem SystemAdmin in den Firmeneinstellungen (Mandant) geändert wird. Der Schalter „Genehmigung für automatisch zugewiesene Buchungen verlangen“ ist nur relevant, wenn Ihr Standard-Buchungsmodus Auto-Assign ist.

Öffnen Sie Ihre Firmeneinstellungen.
Aktivieren Sie in den Buchungseinstellungen Genehmigung für automatisch zugewiesene Buchungen verlangen.
Speichern Sie. Neue automatisch zugewiesene Buchungen beginnen nun im Status PendingApproval.

Diese Schranke ist unabhängig vom Genehmigungsschalter für Selbstbedienungsbuchungen, sodass Sie für einen Weg eine Genehmigung verlangen können, ohne dies für den anderen zu tun. Die Regel greift im Zweifel restriktiv: Kann die Organisation für eine Anforderung nicht ermittelt werden, ist eine Genehmigung erforderlich, statt übersprungen zu werden.

Die Genehmigungswarteschlange abarbeiten

Genehmigende bearbeiten wartende Buchungen, nicht Fahreranforderungen. Öffnen Sie die Warteschlange der ausstehenden Genehmigungen, um jede Buchung mit dem Status PendingApproval zu sehen, älteste zuerst, mit Fahrerin oder Fahrer, Fahrzeug und Zeitfenster.

Eine Buchung genehmigen

Öffnen Sie eine ausstehende Buchung und prüfen Sie Fahrzeug und Zeitfenster.
Genehmigen Sie sie. Die Buchung wird zu Confirmed, Sie werden als genehmigende Person erfasst, und die Fahrerin oder der Fahrer wird benachrichtigt. Erfordert die Berechtigung bookings:approve.

Eine Buchung ablehnen

Öffnen Sie die ausstehende Buchung.
Lehnen Sie sie ab und geben Sie eine Begründung ein (erforderlich). Die Buchung wird zu Rejected, und die Fahrerin oder der Fahrer wird mit der Begründung benachrichtigt. Erfordert die Berechtigung bookings:reject.

Warnung: Sie können Ihre eigene Buchung nicht genehmigen. Die Genehmigung prüft außerdem die Verfügbarkeit im Moment Ihrer Entscheidung erneut: Hat eine bestätigte Buchung in der Zwischenzeit dasselbe Fahrzeug zur selben Zeit beansprucht, wird die Genehmigung mit „Das Fahrzeug ist für diesen Zeitraum nicht mehr verfügbar“ verweigert. Eine bereits entschiedene Buchung kann nicht erneut genehmigt oder abgelehnt werden.

Hinweis: Manager-zugewiesene Buchungen gelangen niemals in diese Warteschlange. Die Flottenmanagerin oder der Flottenmanager, die oder der das Fahrzeug zuweist, ist die genehmigende Person, sodass diese Buchungen direkt bestätigt werden.