Kommunikation für einen Partner oder Kontakt erfassen

Dieser Artikel erläutert das Kommunikationsprotokoll im CRM-Modul – die Liste der Telefonnummern, E-Mail-Adressen und sonstigen Kontaktkanäle, die Sie für einen Partner oder einen Ansprechpartner führen. Das Erfassen von Kommunikationsdaten erfordert die Berechtigung crm:manage.

Was ein Kommunikationsprotokoll ist

Jeder Geschäftspartner verfügt über ein eigenes Kommunikationsprotokoll, und jeder Ansprechpartner besitzt ein separates eigenes. Ein Eintrag ist ein einzelner Kanal: eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse, eine Website usw. So bleibt die allgemeine Zentralnummer eines Partners getrennt von der Durchwahl eines einzelnen Ansprechpartners.

Kommunikationsarten

Jeder Eintrag muss eine dieser festen Arten verwenden:

Art	Typischer Wert
Telefon	Festnetz- oder Zentralnummer
Mobil	Mobilnummer
Fax	Faxnummer
E-Mail	E-Mail-Adresse
Website	Webadresse
Sonstige	Jeder Kanal, der nicht in die obigen Kategorien passt

Felder eines Eintrags

Feld	Erforderlich	Hinweise
Art	Ja	Eine der sechs oben genannten Arten
Wert	Ja	Die Nummer, Adresse oder URL; bis zu 256 Zeichen
Bezeichnung	Nein	Optionale Beschreibung, z. B. „Schaden-Hotline“; bis zu 100 Zeichen
Primär	Nein	Kennzeichnet den bevorzugten Eintrag seiner Art
Sortierreihenfolge	Nein	Steuert die Anzeigeposition; wird bei leerem Feld automatisch vergeben

Kommunikationsdaten hinzufügen

Öffnen Sie das Modul CRM und gehen Sie zur Detailseite des Partners.
Öffnen Sie das Kommunikationsprotokoll für den Partner oder für einen bestimmten Ansprechpartner.
Fügen Sie einen Eintrag hinzu, wählen Sie dessen Art und geben Sie den Wert ein.
Fügen Sie eine optionale Bezeichnung hinzu, um zu erläutern, wofür der Kanal dient.
Kennzeichnen Sie einen Eintrag je Art als primär, wenn er als bevorzugter Kanal behandelt werden soll.
Speichern Sie. Die Änderung wird im CRM-Audit-Trail als Kommunikationsaktualisierung erfasst.

Primäre Kanäle und warum sie wichtig sind

Sie können je Art einen Eintrag als primär kennzeichnen – zum Beispiel ein primäres Telefon und eine primäre E-Mail. Die Partnerliste verwendet diese, um für jeden Partner eine hervorgehobene Telefonnummer und E-Mail anzuzeigen: Sie wählt das primäre Telefon oder Mobiltelefon sowie die primäre E-Mail und greift ansonsten auf den ersten verfügbaren Eintrag zurück. Das korrekte Kennzeichnen der Primäreinträge hält diese Listenspalten und CSV-Exporte präzise.

Warnung: Sie können nicht zwei Einträge derselben Art als primär kennzeichnen. Das Speichern von zwei primären Telefonnummern führt beispielsweise zu „Only one primary communication is allowed for type Phone.“ Belassen Sie je Art nur einen Primäreintrag.

Partnerebene vs. Ansprechpartnerebene

Erfassen Sie allgemeine, organisationsweite Kanäle (Hauptzentrale, Info-E-Mail, Unternehmenswebsite) beim Partner. Erfassen Sie die Durchwahl und die persönliche geschäftliche E-Mail einer Person beim Ansprechpartner. Beide Protokolle verhalten sich gleich und folgen denselben Regeln für Art und Primäreintrag.

Hinweis: Das Speichern des Kommunikationsprotokolls ersetzt die gesamte Liste für diesen Partner oder Ansprechpartner in einem einzigen Vorgang. Wie das Bearbeiten, Entfernen und Neusortieren von Einträgen funktioniert, erfahren Sie unter „Das Kommunikationsprotokoll aktualisieren“.