Kontaktdaten verwalten

Dieser Artikel behandelt das Aktuellhalten der Ansprechpartner eines Partners – das Bearbeiten ihrer Daten, den Wechsel des primären Ansprechpartners und das Deaktivieren von Personen, die ausgeschieden sind. Diese Aktionen erfordern die Berechtigung crm:manage.

Einen Ansprechpartner bearbeiten

Nutzen Sie die Bearbeitung, um einen Namen zu korrigieren, eine Positionsbezeichnung zu aktualisieren, jemanden in eine neue Abteilung zu versetzen oder nach einem Gespräch Notizen hinzuzufügen.

Öffnen Sie das Modul CRM und gehen Sie zur Detailseite des Partners.
Öffnen Sie den Ansprechpartner, den Sie ändern möchten, und wählen Sie „Bearbeiten“.
Aktualisieren Sie die Anrede, den Vornamen, den Nachnamen, die Position, die Abteilung oder die Notizen.
Passen Sie die Kennzeichnungen primärer Ansprechpartner und aktiv nach Bedarf an.
Speichern Sie. Der Aktualisierungszeitstempel des Ansprechpartners wird gesetzt und die Änderung wird in den CRM-Audit-Trail geschrieben.

Der Vorname und der Nachname bleiben erforderlich. Optionale Felder werden beim Speichern von Leerzeichen befreit, und das Leeren eines Feldes speichert es als leer.

Den primären Ansprechpartner wechseln

Der primäre Ansprechpartner erscheint an erster Stelle in der Ansprechpartnerliste des Partners. Um die Kennzeichnung auf eine andere Person zu übertragen, bearbeiten Sie den neuen Hauptansprechpartner und aktivieren Sie primärer Ansprechpartner; bearbeiten Sie die bisherige Person und deaktivieren Sie es. Ein einziger primärer Ansprechpartner je Partner hält den Datensatz für alle eindeutig.

Reihenfolge der Ansprechpartner

Ansprechpartner werden immer mit dem primären Ansprechpartner zuerst aufgeführt, danach alphabetisch nach Nachname und anschließend Vorname. Sie legen die Reihenfolge nicht manuell fest – sie richtet sich nach der Primär-Kennzeichnung und den Namen.

Einen Ansprechpartner deaktivieren

Wenn jemand die Partnerorganisation verlässt oder die Rolle wechselt, deaktivieren Sie die Person, anstatt sie zu löschen. Die Deaktivierung ist eine logische Löschung, die die Historie der Person und ihre Kommunikationsdaten bewahrt.

Öffnen Sie den Ansprechpartner unter dem Partner.
Wählen Sie das Löschen/Deaktivieren des Ansprechpartners.
Bestätigen Sie. Die Kennzeichnung aktiv des Ansprechpartners wird auf false gesetzt, ein Aktualisierungszeitstempel wird erfasst und die Aktion wird im CRM-Audit-Trail protokolliert.

Hinweis: Das Deaktivieren eines Ansprechpartners entfernt ihn nicht. Der Datensatz und seine Kommunikationsdaten verbleiben in der Datenbank. Für Ansprechpartner gibt es keine endgültige Löschaktion.

Einen Ansprechpartner reaktivieren

Um einen Ansprechpartner zurückzuholen, öffnen Sie ihn, bearbeiten Sie ihn, aktivieren Sie die Kennzeichnung aktiv wieder und speichern Sie.

Wie sich der Aktivstatus auf die Auswertung auswirkt

Das CRM-Dashboard zählt nur aktive Ansprechpartner. Dies bestimmt mehrere Kennzahlen – die Gesamtzahl der Ansprechpartner, die Anzahl der Partner mit mindestens einem Ansprechpartner und die Anzahl der Partner mit einem primären Ansprechpartner. Das Deaktivieren eines Ansprechpartners senkt daher diese Abdeckungszahlen, was beabsichtigt ist: Es spiegelt wider, wen Sie heute tatsächlich erreichen können.

Tipp: Wenn ein Partner nach einer Umstrukturierung keine erreichbaren Personen mehr aufweist, fügen Sie den neuen Ansprechpartner hinzu und kennzeichnen Sie ihn als primär. Die Dashboard-Kennzahl „Partner ohne einen primären Ansprechpartner“ hilft Ihnen, Datensätze zu erkennen, die Aufmerksamkeit benötigen.

Die Kommunikationsdaten eines Ansprechpartners verwalten

Die Telefon-, Mobil- und E-Mail-Einträge eines Ansprechpartners werden getrennt von seinen Profildaten gepflegt, im eigenen Kommunikationsprotokoll des Ansprechpartners. Wie Sie diese Einträge hinzufügen, neu sortieren und ersetzen, erfahren Sie in den verwandten Kommunikationsartikeln.