Schadenkommunikation protokollieren

Die Kommunikation zur Schadenmeldung gibt jeder Schadenmeldung einen datierten Verlauf jedes Kontakts mit dem Versicherer, sodass jeder, der den Fall übernimmt, sehen kann, was wann besprochen wurde. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Kommunikationseinträge hinzufügen und prüfen.

Bevor Sie beginnen

Das Hinzufügen einer Kommunikation erfordert die Berechtigung Schadenfälle bearbeiten (damage-management:transition). Das Anzeigen des Verlaufs erfordert die Berechtigung Schadenmanagement anzeigen (damage-management:view). Beide besitzen SystemAdmin und FleetManager standardmäßig und können benutzerdefinierten Rollen erteilt werden. Am Fall muss bereits eine Schadenmeldung existieren, bevor Sie Kommunikation dazu protokollieren können.

Einen Kommunikationseintrag hinzufügen

Öffnen Sie die Schadenmeldung und fügen Sie ihrem Verlauf eine Kommunikation hinzu. Jeder Eintrag erfasst, wann der Kontakt stattfand, um welche Art von Kontakt es sich handelte und eine kurze Zusammenfassung.

Die angemeldete Person wird automatisch als Akteur des Eintrags erfasst, sodass Sie nicht angeben müssen, wer ihn protokolliert hat. Ihr Benutzer und ihre E-Mail werden zur Nachvollziehbarkeit mit der Kommunikation gespeichert.

Hinweis: Das Kommunikationsdatum ist getrennt vom Datum, an dem Sie den Eintrag erstellen. Sie können einen Eintrag zurückdatieren, um wiederzugeben, wann ein Anruf oder Brief tatsächlich stattfand, wodurch der Verlauf korrekt bleibt, selbst wenn Sie ihn später protokollieren.

Den Verlauf der Schadenmeldung prüfen

Die Kommunikationsliste einer Schadenmeldung zeigt jeden Eintrag mit dem neuesten Kommunikationsdatum zuerst. Jede Zeile zeigt das Datum, den Typ, die Zusammenfassung und die E-Mail des Akteurs, der den Eintrag erfasst hat. Von oben nach unten gelesen erhalten Sie zuerst die jüngste Aktivität; die vollständige Liste rekonstruiert den Austausch mit dem Versicherer.

Bewährte Vorgehensweisen

• Protokollieren Sie eine Kommunikation, sobald sie stattfindet, damit der Verlauf vollständig und korrekt sortiert bleibt.
• Verwenden Sie das Typ-Feld einheitlich (zum Beispiel immer „Telefon“ für Anrufe), damit sich die Einträge leicht überblicken lassen.
• Halten Sie Zusammenfassungen kurz, aber konkret: Notieren Sie Entscheidungen, besprochene Beträge sowie alle Zusagen oder Fristen, die der Versicherer genannt hat.
• Wenn der Versicherer eine Frist für eine Antwort setzt, erfassen Sie diese auch als Fallfrist, damit sie verfolgt und bei Überfälligkeit gekennzeichnet wird.

Tipp: Kombinieren Sie den Kommunikationsverlauf mit dem Statusfeld der Schadenmeldung. Aktualisieren Sie den Status, um die aktuelle Phase der Schadenmeldung widerzuspiegeln, und verwenden Sie die Kommunikation, um zu erläutern, was jede Änderung veranlasst hat.

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