Dokumentenaufbewahrung und endgültige Löschung

Dieser Artikel erläutert, wie lange Dokumente in MobilityManager verbleiben, wie sich Versionen ansammeln und was eine endgültige Löschung bedeutet, damit Sie den Lebenszyklus von Dokumenten bewusst steuern können.

Dokumente bleiben erhalten, bis Sie sie entfernen

Das gemeinsam genutzte DocumentModule lässt hochgeladene Dateien nicht automatisch ablaufen und löscht sie nicht automatisch. Ein Dokument bleibt so lange verfügbar, wie sein übergeordneter Datensatz existiert, und bis jemand mit der entsprechenden Berechtigung es löscht. Es gibt keine eingebaute geplante Bereinigung, die Dokumente nach einem festgelegten Zeitraum entfernt; die Aufbewahrung ist somit eine Frage bewussten Handelns und nicht des automatischen Alterns.

Versionen sammeln sich mit der Zeit an

Da jeder Upload eines Ersatzes eine neue Version erstellt, anstatt die vorherige zu überschreiben, kann ein einzelnes Dokument mehrere Versionen enthalten. Downloads liefern stets die neueste Version, doch frühere Versionen bleiben Teil der Dokumenthistorie. Das ist beabsichtigt – es bewahrt einen Nachweispfad –, bedeutet aber, dass der Speicherverbrauch mit jedem Ersatz wächst.

Tipp: Wenn Sie korrigierte Scans häufig erneut hochladen, denken Sie daran, dass ältere Versionen erhalten bleiben. Laden Sie nach Möglichkeit einmalig eine saubere, endgültige Kopie hoch, statt vieler Überarbeitungen, um die Historie übersichtlich zu halten.

Die Löschung ist endgültig und entfernt alle Versionen

Beim Löschen eines Dokuments werden der Dokumentdatensatz und jede seiner Versionen in einem einzigen Vorgang aus der Datenbank Ihres Unternehmens entfernt. Es gibt im DocumentModule keinen Papierkorb und keine Rückgängig-Funktion. Nach der Löschung erscheint die Datei in keiner Liste mehr und kann nicht mehr über die Plattform heruntergeladen werden.

Aktion	Auswirkung auf die Aufbewahrung
Einen Ersatz hochladen	Fügt eine neue Version hinzu; nichts wird entfernt.
Eine Kategorie deaktivieren	Verhindert neue Uploads unter dieser Bezeichnung; bestehende Dokumente bleiben unberührt.
Ein Dokument löschen	Entfernt das Dokument und alle seine Versionen endgültig.

Die Löschung ist an den übergeordneten Datensatz gebunden

Sie entfernen ein Dokument über den Datensatz, dem es angehängt ist – ein Fahrzeug, einen Schadensfall, einen Beleg oder ein Strafmandat. Dadurch bleibt die Löschung bewusst und abgegrenzt: Sie können eine Datei nur über den Datensatz löschen, dem sie gehört, was die Gefahr verringert, das falsche Dokument zu entfernen.

Warnung: Dokumente dienen häufig als Nachweis für Schadensansprüche, Strafmandate und Ausgaben. Vergewissern Sie sich vor dem Löschen, dass die Datei tatsächlich nicht mehr benötigt wird und dass kein offener Fall, keine Prüfung und keine rechtliche Verpflichtung davon abhängt. Sind die Versionen einmal entfernt, kann der Inhalt nicht mehr von der Plattform wiederhergestellt werden.

Eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie planen

Da die Plattform keine Dokumente für Sie löscht, legen Sie eine Richtlinie fest, an die sich Ihr Team hält:

Legen Sie fest, wie lange jeder Dokumenttyp aufbewahrt werden muss, um Ihre rechtlichen und steuerlichen Pflichten zu erfüllen.
Weisen Sie die Berechtigung documents:manage nur den Rollen zu, die für diese Bereinigung verantwortlich sind.
Prüfen und entfernen Sie Dokumente, deren übergeordnete Datensätze abgeschlossen sind und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Hinweis: Das Löschen eines Dokuments entfernt es aus den Aufzeichnungen der Plattform. Stimmen Sie die Dokumentaufbewahrung mit den umfassenderen Datenaufbewahrungs- und Datenschutzpflichten Ihrer Organisation ab.