Dokumente an Fahrzeuge, Schadenfälle, Strafmandate und Belege anhängen

Dieser Artikel erläutert, wie dieselben Dokumentwerkzeuge Dateien an verschiedene Arten von Datensätzen anhängen – Fahrzeuge, Schadensfälle, Strafmandate und Belege – und was das Besondere an jedem ist.

Dieselbe Engine, unterschiedliche übergeordnete Datensätze

Jeder Anhang in MobilityManager läuft über das gemeinsam genutzte DocumentModule. Sie hängen eine Datei stets aus einem Datensatz heraus an, und der Datensatz liefert seinen Zuordnungstyp und seine ID automatisch. Die Regeln für Upload, Kategorie, Größe, Versionierung und Berechtigungen sind überall identisch. Was sich unterscheidet, ist, mit welchem übergeordneten Datensatz die Datei verknüpft wird, sowie jede datensatzspezifische Validierung.

Unterstützte Datensatztypen

Datensatz	Zuordnungstyp	Typische Verwendung
Fahrzeug	`Vehicle`	Zulassungspapiere, Verträge und Prüfbescheinigungen in der Fahrzeugakte.
Schadensfall	`DamageCase`	Fotos des Schadens und Reparaturkostenvoranschläge.
Strafmandat	`Mandate`	Scans des Strafmandats.
Beleg / Ausgabe	`Beleg`	Der Beleg oder die Rechnung hinter einem Beleg.
Führerschein	`driver-license`	Führerscheinbilder für die Führerscheinkontrolle.
Compliance-Bericht	`license-compliance-report`	Generierte Führerschein-Compliance-Berichte.

Eine Datei an einen beliebigen Datensatz anhängen

Öffnen Sie den betreffenden Datensatz – das Fahrzeug, den Schadensfall, das Strafmandat oder den Beleg.
Öffnen Sie dessen Dokumentbereich und wählen Sie die Datei aus.
Wählen Sie eine erforderliche Kategorie.
Laden Sie hoch. Die Datei wird als Version 1 gespeichert und mit diesem Datensatz verknüpft.

Sie benötigen die Berechtigung documents:manage zum Anhängen und documents:view, um vorhandene Anhänge zu sehen und zu öffnen.

Datensatzspezifische Validierung

Da eine Datei zu einem realen Datensatz gehören muss, prüft jeder Bereich vor dem Speichern den übergeordneten Datensatz. Der Upload eines Fahrzeugdokuments zu einem Fahrzeug, das nicht existiert, wird zum Beispiel mit „Vehicle not found." abgelehnt. Ebenso schlagen Uploads für Belege, Schadensfälle und Strafmandate fehl, wenn der übergeordnete Datensatz fehlt. Dadurch wird verhindert, dass sich verwaiste Dateien ansammeln.

Hinweis: Sie können eine Datei nicht an einen Datensatztyp anhängen, den das Modul nicht erkennt. Nicht unterstützte Typen geben „Document operation unavailable" zurück, weshalb Anhänge stets aus einem Datensatz heraus und nicht über eine eigenständige Upload-Seite gestartet werden.

Strafmandate können auch aus einer URL eingelesen werden

Die meisten Datensatztypen akzeptieren direkte Datei-Uploads. Strafmandate unterstützen zusätzlich das Einlesen eines Dokuments aus einer externen URL: Die Plattform lädt die Datei herunter und speichert sie intern, wobei ihre Quelle als URL-Einlesung statt als manueller Upload vermerkt wird. Das Ergebnis ist ein gewöhnliches Dokument, das Sie wie jedes andere ansehen und herunterladen können.

Tipp: Ein Querverweisfeld ermöglicht es Ihnen, einen Anhang mit einem zugehörigen Belegverweis zu kennzeichnen. Nutzen Sie es, um beispielsweise eine Reparaturrechnung an einem Schadensfall mit dem Beleg zu verbinden, der sie bezahlt, damit Prüfer die Unterlagen nachverfolgen können.