Dokumentkategorien verwalten

Dokumentkategorien sind die Bezeichnungen, die jede hochgeladene Datei tragen muss, etwa Rechnung, Foto oder Beleg. Dieser Artikel zeigt Administratoren, wie sie Kategorien erstellen, bearbeiten, neu anordnen und außer Dienst stellen, und erläutert die Regeln, die sie konsistent halten.

Was Kategorien sind

Kategorien werden einmalig definiert und über Ihre gesamte Plattform hinweg geteilt – sie sind systemweit, nicht pro Unternehmen. Jeder Upload muss auf eine aktive Kategorie verweisen, sodass die Liste, die Sie hier pflegen, unmittelbar steuert, was Benutzer auswählen können, wenn sie irgendwo im Produkt Dateien anhängen.

Wer Kategorien verwalten darf

Das Anzeigen von Kategorien erfordert die Berechtigung settings:view; das Erstellen, Bearbeiten, Aktivieren, Deaktivieren oder Löschen erfordert settings:manage. Diese Einstellungsberechtigungen hat üblicherweise SystemAdmin inne. Auch benutzerdefinierten Rollen können sie gewährt werden.

Kategoriefelder

Feld	Regeln
Code	Der stabile Bezeichner, der beim Speichern von Dateien verwendet wird. Kleinbuchstaben; nur Buchstaben a–z, Ziffern, Bindestrich und Unterstrich; 2–50 Zeichen. Muss eindeutig sein. Wird automatisch in Kleinbuchstaben normalisiert.
Anzeigename	Die menschenlesbare Bezeichnung, die in der Auswahl angezeigt wird. Erforderlich, bis zu 120 Zeichen.
Sortierreihenfolge	Eine Zahl, die die Position in der Liste steuert. Niedrigere Zahlen erscheinen zuerst; Gleichstände werden alphabetisch nach Anzeigename aufgelöst.
Aktiv	Ob die Kategorie bei neuen Uploads ausgewählt werden kann.

Eine Kategorie erstellen

Öffnen Sie die Einstellungen für Dokumentkategorien.
Wählen Sie das Hinzufügen einer Kategorie aus.
Geben Sie einen Code (zum Beispiel invoice) und einen Anzeigenamen (zum Beispiel „Rechnung") ein.
Legen Sie optional eine Sortierreihenfolge fest und belassen Sie die Kategorie aktiv.
Speichern Sie. Wenn der Code bereits existiert oder gegen die Musterregel verstößt, lehnt die Plattform ihn mit einer bestimmten Meldung ab.

Bearbeiten, neu anordnen oder umbenennen

Sie können jedes Feld einer bestehenden Kategorie aktualisieren. Das Ändern des Anzeigenamens oder der Sortierreihenfolge ist jederzeit unbedenklich. Das Ändern des Codes ist möglich, sollte aber selten vorkommen, weil der Code das ist, unter dem bereits gespeicherte Dokumente abgelegt wurden.

Warnung: Das Ändern des Codes einer Kategorie benennt Dokumente nicht neu, die unter dem alten Code hochgeladen wurden. Bearbeiten Sie bevorzugt den Anzeigenamen und lassen Sie den Code stabil.

Deaktivieren statt löschen

Um Benutzer davon abzuhalten, eine Kategorie bei neuen Uploads auszuwählen, ohne bestehende Dateien zu beeinträchtigen, deaktivieren Sie sie. Deaktivierte Kategorien erscheinen nicht mehr als Optionen, doch bereits damit gekennzeichnete Dokumente behalten ihre Bezeichnung und bleiben herunterladbar. Sie können eine Kategorie später wieder aktivieren.

Eine Kategorie löschen

Das Löschen entfernt die Kategoriedefinition vollständig. Nutzen Sie dies nur für Kategorien, die irrtümlich erstellt und nie verwendet wurden. Für alles, was aktiv im Einsatz ist, ist das Deaktivieren die sicherere Wahl, weil das Löschen die geteilte Bezeichnung aus der Systemliste entfernt.

Tipp: Halten Sie die Kategorieliste kurz und eindeutig. Da jeder Upload über Fahrzeuge, Schadensfälle, Belege und Strafmandate hinweg aus derselben Liste schöpft, machen ein schlanker, gut benannter Satz die Uploads schneller und die Auswertung übersichtlicher.