Eine Betankung einem Fahrzeug, Fahrer oder einer Kostenstelle zuordnen
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Jede Betankung dem richtigen Fahrzeug, Fahrer, der richtigen Kostenstelle und Tankkarte zuzuordnen, macht das Kraftstoff-Berichtswesen erst aussagekräftig. Dieser Artikel erläutert die Zuordnungsfelder eines Betankungsdatensatzes und wie sie in das Berichtswesen einfließen. Sie benötigen die Berechtigung tankmanagement:refuel, um sie beim Erfassen einer Betankung festzulegen.
Die vier Möglichkeiten, eine Betankung zuzuordnen
| Feld | Womit es verknüpft | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Fahrzeug | Ein Fahrzeug in Ihrer Flotte | Gruppiert Kraftstoff nach Fahrzeug und ermöglicht zusammen mit dem Kilometerstand den Verbrauch je Fahrzeug. |
| Fahrername | Freitext-Fahrername | Erfasst, wer getankt hat; wird im Betankungsdatensatz mitgeführt. |
| Kostenstelle | Ein Kostenstellencode | Steuert den Kostenanalysebericht und die Budgetzuordnung. |
| Tankkarte | Eine Tankkarte eines Anbieters | Verknüpft die Betankung mit einer Karte, damit die Kartenausgaben abgeglichen werden können. |
Zuordnung während der Erfassung
- Erfassen Sie die Betankung wie gewohnt, indem Sie Liter, Datum und Preis eingeben.
- Wählen Sie das Fahrzeug aus, in das der Kraftstoff floss.
- Geben Sie den Fahrernamen ein, wenn Sie ihn erfassen.
- Geben Sie den Kostenstellencode ein, um die Ausgabe zuzuordnen.
- Wählen Sie die Tankkarte aus, wenn die Betankung damit bezahlt wurde.
- Speichern Sie. Die Zuordnung wird im Datensatz gespeichert und, sofern Kostendaten vorhanden sind, auf den verknüpften Beleg übertragen.
Hinweis: Der Fahrer wird als Freitext-Name im Betankungsdatensatz erfasst, nicht als Verknüpfung zu einem Fahrerkonto. Verwenden Sie ihn konsistent, damit die Historie durchsuchbar bleibt — die Betankungsliste kann nach Fahrername, Belegnummer und Notizen durchsucht werden.
Wie die Zuordnung in das Berichtswesen einfließt
- Der Kostenanalysebericht gruppiert die Ausgaben nach Tank und Kostenstelle, sodass eine fehlende Kostenstelle diese Ausgabe in einer nicht zugeordneten Gruppe belässt.
- Budget im Vergleich zu Ist ordnet Betankungen einem Budget nach Kostenstelle und, bei auf eine Kraftstoffart begrenzten Budgets, nach der Kraftstoffart des Tanks zu. Eine Betankung ohne Kostenstelle zählt nicht auf ein Kostenstellenbudget an.
- Fahrzeug und Tankkarte sind beide Filter in der Betankungsliste und im CSV-Export, sodass Sie die Historie eines einzelnen Fahrzeugs oder einer einzelnen Karte abrufen können.
- Der verknüpfte Beleg überträgt das Fahrzeug und den Kilometerstand in die Kostenansicht der Fahrzeugakte.
Nach Zuordnung filtern
In der Betankungshistorie können Sie nach Fahrzeug, nach Tankkarte und nach Zeitraum filtern und das Ergebnis anschließend als CSV exportieren. Dies ist der schnellste Weg, um zu prüfen, ob alle Betankungen eines Fahrzeugs oder einer Karte korrekt zugeordnet sind, bevor Sie die Monatsabschlussberichte erstellen.
Tipp: Legen Sie eine Kostenstellenkonvention fest, bevor die Fahrer mit dem Erfassen von Kraftstoff beginnen. Da Budgets und der Kostenanalysebericht exakt auf den Kostenstellencode abstellen, erzeugt ein inkonsistenter Code (zum Beispiel ein Tippfehler oder ein nachgestelltes Leerzeichen) eine separate Gruppe und stellt die Auslastung eines Budgets zu niedrig dar.
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AH
