Einen Tankvorgang korrigieren

Da eine Betankungserfassung sowohl in Ihre Tankfüllstände als auch in Ihre Belege einfließt, erfordert die Korrektur einer solchen einen Moment Sorgfalt. Dieser Artikel erläutert, was bei der Erfassung validiert wird, wo Kostenkorrekturen tatsächlich stattfinden und wie Sie einen Tankfüllstand korrigieren, den eine Betankung aus dem Takt gebracht hat.

Bei der Erfassung von Anfang an richtig machen

Das Modul verhindert die häufigsten Fehler bereits beim Speichern einer Betankung, sodass viele „Korrekturen" von vornherein vermieden werden. Es weist eine Menge, die null oder negativ ist, negative Kosten oder einen negativen Kilometerstand, ein fehlendes Datum sowie ein Datum, das mehr als einen Tag in der Zukunft liegt, zurück. Wenn Sie nur entweder die Kosten pro Liter oder die Gesamtkosten eingeben, wird der jeweils andere Wert automatisch abgeleitet, was verhindert, dass die beiden sich widersprechen.

Hinweis: Ein Betankungsdatensatz wird als revisionssicher protokolliertes Ereignis geschrieben. Jede Erstellung wird mit dem handelnden Benutzer und einer Trace-ID versehen, sodass die Historie darüber, wer was erfasst hat, erhalten bleibt.

Die Kosten korrigieren

Wenn eine Betankung einen Preis enthält, liegen die Kosten auf dem verknüpften Beleg, den das Modul automatisch erstellt. Dieser verknüpfte Beleg — nicht die Betankungserfassung — ist der Ort, an den finanzielle Korrekturen gehören:

• Solange der Beleg noch ein Entwurf ist oder zur Klärung zurückgegeben wurde, können seine Positionen, Beträge, der Mehrwertsteuersatz und die Kostenstelle im Belege-Modul bearbeitet werden.
• Während der Prüfung kann eine finanzielle Korrektur auf die Tags des Belegs angewendet werden, bevor er genehmigt wird.
• Sobald der Beleg genehmigt ist, werden seine Finanzdaten als Momentaufnahme gespeichert und für die Revision eingefroren, sodass Korrekturen vor der Genehmigung vorgenommen werden müssen.

Über den verknüpften Beleg zu arbeiten, hält die von Ihnen gemeldeten Kosten und die von Ihrem Finanzteam genehmigten Kosten an einem einheitlichen Ort.

Einen Tankfüllstand korrigieren

Eine aus einem Firmentank entnommene Betankung reduziert den aktuellen Füllstand dieses Tanks um die erfassten Liter. Wenn eine Betankung dem falschen Tank oder mit der falschen Menge erfasst wurde, weicht der tatsächliche Füllstand des Tanks ab. Um ihn wieder in Einklang zu bringen, erfassen Sie eine Tankfüllstandsablesung mit dem tatsächlich gemessenen Füllstand. Dies erfordert die Berechtigung tankmanagement:refuel.

1. Öffnen Sie den betroffenen Tank.
2. Erfassen Sie eine neue Füllstandsablesung mit den tatsächlich gemessenen Litern und dem Ablesedatum.
3. Fügen Sie eine Notiz hinzu, die die Anpassung für den Prüfpfad erläutert.

Die Zuordnung korrigieren

Wenn Liter und Kosten stimmen, die Betankung aber dem falschen Fahrzeug, der falschen Kostenstelle oder Tankkarte zugeordnet ist, korrigieren Sie die Zuordnung auf dem verknüpften Beleg, wo sie in das Berichtswesen einfließt. Halten Sie Ihre Kostenstellencodes konsistent — der Kostenanalysebericht und die Budgets stellen auf den exakten Code ab, sodass ein falsch eingegebener Code unbemerkt eine Gruppe aufspaltet.

Warnung: Das Tankmanagement-Modul bietet keine direkte „Bearbeitung" einer bereits erfassten Betankung. Behandeln Sie jede Erfassung wie eine Buchungszeile: Korrigieren Sie den verknüpften Beleg für Geld und Zuordnung und nutzen Sie eine Tankablesung, um einen Tankfüllstand zu korrigieren. Bei einem strukturellen Datenfehler, den Sie auf diese Weise nicht beheben können, wenden Sie sich an einen SystemAdmin.

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