Einen Tankvorgang erfassen
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Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein einzelnes Betankungsereignis erfassen — die Liter, den Preis, den Kilometerstand und den Beleg — unabhängig davon, ob der Kraftstoff aus einem Ihrer eigenen Tanks abgegeben oder extern mit einer Tankkarte gekauft wurde. Sie benötigen die Berechtigung tankmanagement:refuel, die standardmäßig FleetManager und SystemAdmin besitzen.
Zwei Möglichkeiten, eine Betankung zu erfassen
Das Modul unterscheidet, woher der Kraftstoff stammt:
- Aus einem Firmentank — erfassen Sie die Betankung gegen einen bestimmten Tank. Die von Ihnen abgegebene Menge wird vom aktuellen Füllstand dieses Tanks abgezogen (er fällt niemals unter null).
- Externe Betankung — erfassen Sie einen eigenständigen Eintrag ohne Tank, für eine Betankung an einer öffentlichen Tankstelle, die typischerweise mit einer Tankkarte bezahlt wird.
Felder einer Betankungserfassung
| Feld | Erforderlich | Hinweise |
|---|---|---|
| Menge (Liter) | Ja | Muss größer als null sein. |
| Betankungsdatum | Ja | Darf nicht mehr als einen Tag in der Zukunft liegen. |
| Kosten pro Liter | Nein | Dürfen nicht negativ sein. |
| Gesamtkosten | Nein | Dürfen nicht negativ sein. |
| Kilometerstand | Nein | Darf nicht negativ sein; steuert den Verbrauch je Fahrzeug. |
| Fahrzeug | Nein | Verknüpft die Betankung mit einem Fahrzeug. |
| Fahrername | Nein | Freitext, bis zu 200 Zeichen. |
| Belegnummer | Nein | Wird auf den verknüpften Beleg übertragen. |
| Tankkarte | Nein | Verknüpft die Betankung mit einer Anbieterkarte. |
| Kostenstelle | Nein | Wird für die Kostenanalyse und die Budgetzuordnung verwendet. |
| Notizen | Nein | Freitext, bis zu 1000 Zeichen. |
Den Eintrag erfassen
- Öffnen Sie das Tankmanagement-Modul und wählen Sie, eine Betankung zu erfassen — entweder aus einem Tank oder als externe Betankung.
- Geben Sie die Menge in Litern und das Betankungsdatum ein.
- Geben Sie den Preis ein. Sie können Kosten pro Liter, Gesamtkosten oder beides angeben — siehe den Tipp unten.
- Fügen Sie den Kilometerstand, das Fahrzeug, den Fahrer, die Belegnummer, die Tankkarte und die Kostenstelle hinzu, sofern Sie diese haben.
- Speichern Sie. Der Datensatz wird geschrieben und ein Prüfeintrag gegen Ihren Benutzer protokolliert.
Tipp: Sie benötigen nur eines der beiden Preisfelder. Wenn Sie die Kosten pro Liter eingeben, multipliziert das Modul diese mit den Litern, um die Gesamtkosten zu ermitteln. Wenn Sie die Gesamtkosten eingeben, teilt es diese durch die Liter, um die Kosten pro Liter abzuleiten.
Was nach dem Speichern geschieht
- Wenn Sie einen Preis eingegeben haben, wird ein verknüpfter Beleg vom Typ fuel als Entwurf in EUR erstellt, mit der Belegnummer, dem Kilometerstand als Rechnungskilometerstand, dem Fahrzeug und einer einzelnen Kraftstoffposition. Auf diesem Weg gelangen die Kosten in das Belegwesen.
- Bei einer Tankbetankung wird der aktuelle Füllstand des Tanks um die abgegebenen Liter reduziert, was eine Warnung bei niedrigem Füllstand auf dem Dashboard auslösen kann.
Hinweis: Bei einer manuellen Erfassung gibt es kein eigenes Feld „Tankstelle". Erfassen Sie für eine externe Betankung die Tankstelle im Feld Notizen; der verknüpfte Beleg zeigt als Lieferanten den Tanknamen oder „External Refueling" an.
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AH
