Fällige Prüftermine an einem Fahrzeug erfassen

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das nächste fällige Prüfdatum eines Fahrzeugs erfassen und aktualisieren, damit es in Erinnerungen und das Widget "Demnächst fällige Prüfungen" einfließt. Das Prüfdatum wird in der Fahrzeugakte des Fahrzeugs geführt und von Fuhrparkleitern gepflegt.

Wo das Prüfdatum gespeichert wird

Jedes Fahrzeug verfügt über ein Feld nächstes Prüfdatum. Abhängig vom regulatorischen Rahmen Ihres Mandanten wird es als nächstes HU-, §57a- oder MFK-Datum angezeigt. Dieses Feld ist die einzige verbindliche Quelle für die Erinnerungen an gesetzliche Prüfungen, daher lohnt es sich, es aktuell zu halten.

Das Datum festlegen oder aktualisieren

Öffnen Sie das Modul Fuhrpark und wählen Sie das Fahrzeug aus.
Bearbeiten Sie das Fahrzeug und suchen Sie das Feld für das nächste Prüfdatum in seiner Fahrzeugakte.
Geben Sie das Datum der nächsten erforderlichen Prüfung ein.
Speichern Sie das Fahrzeug.

Das Bearbeiten des Fahrzeugdatensatzes erfordert die Berechtigung zur Fahrzeugverwaltung, die üblicherweise die Rollen FleetManager und SystemAdmin besitzen.

Das Datum löschen

Wenn für ein Fahrzeug kein Prüfdatum verfolgt werden soll — zum Beispiel bei einer stillgelegten Einheit — können Sie das Feld leeren, anstatt ein veraltetes Datum stehen zu lassen. Wenn das nächste Prüfdatum leer ist, wird das Fahrzeug einfach von den Prüferinnerungen und vom Widget "Demnächst fällige Prüfungen" ausgeschlossen.

Warnung: Ein leeres Prüfdatum bedeutet für Ihr Team nicht "keine Prüfung erforderlich" — es bedeutet, dass das Fahrzeug unbemerkt aus allen Prüferinnerungen herausfällt. Leeren Sie es nur für Fahrzeuge, die tatsächlich nicht verfolgt werden sollen.

Nach jeder Prüfung aktuell halten

Nachdem eine Prüfung bestanden wurde, aktualisieren Sie das Feld auf das nächste Fälligkeitsdatum, anstatt das alte stehen zu lassen. Da Erinnerungen und das Dashboard-Widget dieses Feld direkt auslesen, führt ein veralteter Wert entweder dazu, dass weiter auf ein bereits erledigtes Datum hingewiesen wird, oder dass die Hinweise ganz ausbleiben.

Wie das Datum verwendet wird

Widget "Demnächst fällige Prüfungen" — listet aktive Fahrzeuge auf, deren nächstes Prüfdatum innerhalb des Erinnerungsschwellenwerts des Mandanten liegt (standardmäßig 30 Tage), sortiert nach dem frühesten Termin, mit den verbleibenden Tagen und der länderspezifischen Bezeichnung.
Tägliche Prüferinnerungen — ein Hintergrundjob benachrichtigt Fuhrparkleiter über Fahrzeuge, die innerhalb des Schwellenwerts fällig sind.

Es werden nur aktive Fahrzeuge berücksichtigt. Inaktive Fahrzeuge werden ignoriert, selbst wenn sie ein Prüfdatum tragen.

Tipp: Der Erinnerungsschwellenwert (wie viele Tage im Voraus ein Fahrzeug als "demnächst fällig" gilt) ist eine Mandanteneinstellung, der sogenannte Wert für die Vorlauftage der Prüferinnerung. Bitten Sie einen SystemAdmin, ihn anzupassen, falls 30 Tage für Ihren Arbeitsablauf zu kurz oder zu lang sind.