Benachrichtigungen zu Buchungsgenehmigung und -entscheidung

Buchungsbenachrichtigungen halten Fahrer und Genehmigende während des gesamten Buchungslebenszyklus synchron. Je nach den Einstellungen Ihres Mandanten und Ihrer Rolle erhalten Sie möglicherweise Anfragen zur Genehmigung einer Buchung oder Aktualisierungen, die Ihnen mitteilen, dass Ihre eigene Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. Dieser Artikel erläutert jede Buchungsbenachrichtigung, wann sie versendet wird und wer sie erhält.

Wann eine Genehmigung erforderlich ist

Ob eine Buchung eine Genehmigung benötigt, hängt von der Konfiguration Ihres Mandanten ab. Selbstbedienungsbuchungen können eine Genehmigung erfordern, wenn die Mandanteneinstellung für die Buchungsgenehmigung aktiviert ist, und automatisch zugewiesene Buchungen erfordern standardmäßig eine Genehmigung. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, beginnt die Buchung im Status "Genehmigung ausstehend", anstatt sofort bestätigt zu werden.

Genehmigung erforderlich (für Genehmigende)

Wenn eine Buchung eine Genehmigung benötigt, wird eine Benachrichtigung Genehmigung erforderlich an jeden Benutzer im Mandanten gesendet, der die Berechtigung bookings:approve besitzt — in der Regel Flottenmanager. Die Meldung nennt den Fahrer, das Fahrzeug sowie die angefragten Start- und Endzeiten und bittet Sie, die Anfrage zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen.

Öffnen Sie die Benachrichtigung "Genehmigung erforderlich" über Ihre Glocke oder die Benachrichtigungsseite.
Wählen Sie sie aus, um die ausstehende Buchung zu öffnen.
Genehmigen oder lehnen Sie die Buchung über den Buchungsbildschirm ab.

Hinweis: Genehmigungsanfragen gehen gleichzeitig an alle Genehmigenden. Sobald ein Genehmigender die Buchung bearbeitet, ist sie für das gesamte Team erledigt.

Entscheidungen, die der Fahrer erhält

Sobald ein Genehmigender tätig wird — oder ein Flottenmanager eine Anfrage zur Managerzuweisung bearbeitet —, wird der anfragende Fahrer über das Ergebnis benachrichtigt.

Buchung genehmigt

Wenn Ihre Buchungsanfrage genehmigt wird oder ein Flottenmanager Ihre Anfrage durch Zuweisung eines Fahrzeugs erfüllt, erhalten Sie eine Benachrichtigung Buchung genehmigt. Sie bestätigt das Fahrzeug sowie die Start- und Endzeiten und verlinkt auf die Buchung.

Buchung abgelehnt

Wird Ihre Buchung abgelehnt, erhalten Sie eine Benachrichtigung Buchung abgelehnt, die den vom Genehmigenden angegebenen Grund enthält und auf die Buchung verlinkt, damit Sie sie überprüfen oder es erneut versuchen können.

Buchungsanfrage abgelehnt

Im Ablauf der Managerzuweisung fragen Sie ein Fahrzeug an, und ein Flottenmanager weist eines zu. Wird Ihre Anfrage abgelehnt, bevor ein Fahrzeug zugewiesen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung Buchungsanfrage abgelehnt mit dem Grund. Da kein Fahrzeug zugewiesen wurde, verlinkt diese Benachrichtigung auf Ihre Liste der Buchungsanfragen anstatt auf eine bestimmte Buchung.

Bestätigte und stornierte Buchungen

Nicht jede Buchung erfordert eine Genehmigung. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird eine Selbstbedienungsbuchung sofort bestätigt, und Sie erhalten eine Benachrichtigung Buchung bestätigt mit dem Fahrzeug und den Zeiten. Storniert ein Flottenmanager später Ihre Buchung, erhalten Sie eine Benachrichtigung Buchung storniert, die den Stornierungsgrund enthalten kann.

Wer was erhält

Genehmigende (Benutzer mit der Berechtigung, Buchungen zu genehmigen) erhalten Benachrichtigungen "Genehmigung erforderlich".
Fahrer erhalten Benachrichtigungen "Buchung bestätigt", "Buchung genehmigt", "Buchung abgelehnt", "Buchungsanfrage abgelehnt" und "Buchung storniert" für ihre eigenen Buchungen und Anfragen.

Tipp: Durch Auswahl einer Buchungsbenachrichtigung öffnet sich die zugehörige Buchung (oder Ihre Anfrageliste), und die Benachrichtigung wird in einem Schritt als gelesen markiert, sodass Sie sofort auf die Entscheidung reagieren können.