Ein Strafmandat einer Kostenstelle oder einem Fahrer zuordnen

Dieser Artikel erläutert, wie Sie ein Strafmandat einer Abteilung, einem Projekt und optional einem Fahrer zuordnen, damit seine Kosten im Reporting korrekt aufgerollt werden. Die Kostenzuordnung erfordert die Berechtigung strafmandate:view, die den Rollen FleetManager und SystemAdmin zur Verfügung steht.

Was eine Kostenzuordnung erfasst

Eine Kostenzuordnung verknüpft ein Mandat mit einer oder mehreren Kostenstellen, sodass Bußgelder für Management-Analysen und Exporte gruppiert werden können. Jede Zuordnung ist eine Verknüpfung — sie hält fest, welchem Kostenobjekt das Mandat zugehört, nicht eine Aufteilung des Euro-Betrags. Der Abteilungswert ist derjenige, der zur Gruppierung der Bußgelder im Reporting „Kosten je Abteilung“ und in der Spalte „Abteilung“ von Exporten verwendet wird.

Die Kostenzuordnung festlegen

Öffnen Sie das Mandat aus der Strafmandate-Liste, verwenden Sie dessen Aktion zur Kostenzuordnung und füllen Sie anschließend die Felder aus.

Abteilung — Pflichtfeld. Die Abteilung oder Kostenstelle, der das Mandat belastet werden soll. Das Speichern schlägt mit „Department allocation is required“ fehl, wenn dieses Feld leer ist.
Projekt — optional. Ein Projekt-Kostenobjekt, falls das Bußgeld zusätzlich einem Projekt zugeordnet werden soll.
Fahrer — optional. Ein Fahrerbezug, wenn Sie die Kosten zusätzlich einem bestimmten Fahrer zuordnen möchten.

Beim Speichern erfasst das System die Abteilungszuordnung und, sofern angegeben, die Projekt- und Fahrerzuordnungen. Die Aktion gibt die gespeicherten Werte zurück, sodass Sie bestätigen können, was geschrieben wurde.

Warnung: Das Speichern einer Kostenzuordnung ersetzt alle bestehenden Zuordnungen dieses Mandats, bevor der neue Satz geschrieben wird. Wenn zuvor beim Erfassen einer Zahlung automatisch eine Abteilungs-Kostenstelle geschrieben wurde, überschreibt ein erneutes Speichern des Zuordnungsbildschirms mit anderen Werten diese. Bestätigen Sie vor dem Speichern stets den Abteilungswert.

Wie die Zuordnung mit Zahlungen zusammenspielt

Es gibt zwei Wege, auf denen eine Abteilungszuordnung geschrieben wird:

Automatisch bei Zahlung — wenn Sie eine Zahlung mit einem Kostenstellencode erfassen (oder eine mandantenweite Standard-Kostenstelle existiert), schreibt oder aktualisiert das System die Abteilungszuordnung anhand dieses Codes.
Manuell hier — mit der Aktion zur Kostenzuordnung können Sie Abteilung, Projekt und Fahrer ausdrücklich festlegen und ersetzen damit, was zuvor vorhanden war.

Tipp: Wenn die meisten Ihrer Mandate auf derselben Kostenstelle landen sollen, bitten Sie einen SystemAdmin, eine Standard-Kostenstelle für Strafmandat-Zahlungen festzulegen. Neue Zahlungen werden dann automatisch dieser zugeordnet, und Sie müssen diesen Bildschirm nur für Ausnahmen öffnen.

Wo Zuordnungen erscheinen

Der Abteilungswert speist das Dashboard-Widget „Kosten je Abteilung“ und die Kostenaufschlüsselung der Management-Analysen. Mandate ohne Abteilungszuordnung werden in diesen Ansichten als Nicht zugeordnet gruppiert, wodurch sich Zuordnungslücken leicht erkennen lassen. Die von Ihnen eingegebene Kostenstelle wird außerdem vom Kostenstellenfilter berücksichtigt, der in Analysen und Exporten verwendet wird.

Was protokolliert wird

Das Aktualisieren einer Kostenzuordnung ist eine kritische finanzielle Änderung. Das System erfasst einen Audit-Eintrag, der die Werte für Abteilung, Projekt und Fahrer zusammenfasst, zusammen mit der Angabe, wer sie geändert hat, sodass Sie Zuordnungsänderungen in der Finanzhistorie des Mandats nachverfolgen können.