Eine Zahlung zu einem Strafmandat erfassen
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie eine Zahlung zu einem Strafmandat erfassen, damit dessen offener Betrag und Zahlungsstatus korrekt bleiben. Das Erfassen von Zahlungen erfordert die Berechtigung strafmandate:view, die üblicherweise für die Rollen FleetManager und SystemAdmin gilt.
Bevor Sie beginnen
Zahlungen werden stets in EUR gebucht. Der Betrag, gegen den Sie ausgleichen, ist der auf dem zentralen Detaildatensatz des Mandats gespeicherte Bußgeldbetrag (der Betrag, der bei der Erfassung festgehalten wurde). Sie können im Laufe der Zeit mehrere Teilzahlungen erfassen — das System führt eine laufende Summe und berechnet den Status nach jeder Zahlung neu.
Eine Zahlung erfassen
Öffnen Sie das Mandat, das Sie ausgleichen möchten, aus der Strafmandate-Liste, verwenden Sie dann die Zahlungsaktion in seinem Finanzbereich und füllen Sie die folgenden Felder aus.
- Betrag — der gezahlte Wert, in EUR. Muss größer als null sein.
- Bezahlt am — das Datum, an dem die Zahlung erfolgte (das Zahlungsdatum). Dies wird getrennt von dem Zeitpunkt gespeichert, zu dem Sie sie erfassen.
- Zahlungsmethode — wie bezahlt wurde (zum Beispiel Banküberweisung oder Karte). Dieses Feld ist erforderlich.
- Verwendungszweck — die Zahlungsreferenz oder Buchungsnummer. Dieses Feld ist erforderlich.
- Kostenstellencode (optional) — die Kostenstelle, zu der diese Zahlung gehört. Siehe den Hinweis unten dazu, wie dieser aufgelöst wird.
Beim Speichern erstellt das System einen Zahlungsdatensatz, berechnet die insgesamt gezahlte Summe neu und gibt den neuen Zahlungsstatus zusammen mit der laufenden Summe zurück.
Hinweis: Wenn Sie den Kostenstellencode leer lassen, greift das System auf die für den Mandanten konfigurierte Standard-Kostenstelle für Strafmandat-Zahlungen zurück (die als Standard markierte FinancialCostCenterOption). Ist weder ein Code noch ein Standard verfügbar, wird zur Zahlung keine Kostenzuordnung geschrieben, und Sie können später über den Kostenzuordnungsbildschirm eine hinzufügen.
Wie der Zahlungsstatus berechnet wird
Nach jeder Zahlung wird der Status des Mandats abgeleitet, indem die insgesamt gezahlte Summe mit dem erforderlichen Bußgeldbetrag verglichen wird.
| Status | Wann er gilt |
|---|---|
| unpaid | Es wurde nichts bezahlt (die Summe ist null oder kleiner). |
| partially_paid | Es wurde etwas bezahlt, aber weniger als der erforderliche Betrag. |
| paid | Die gezahlte Summe entspricht dem erforderlichen Betrag (oder das Mandat hat keinen erforderlichen Betrag und es existiert eine Zahlung). |
| overpaid | Es wurde mehr als der erforderliche Betrag bezahlt. |
Warnung: Der Status „overpaid“ bedeutet, dass mehr gebucht wurde, als das Bußgeld erforderte — es handelt sich nicht um eine Rückerstattung. Im Zahlungsmodell gibt es keine Rückerstattungstransaktion, sodass eine Überzahlung als eigener Status ausgewiesen wird, anstatt automatisch zurückgezahlt zu werden. Korrigieren Sie eine Überbuchung, indem Sie die einzelnen Zahlungseinträge prüfen.
Was protokolliert wird
Das Erfassen einer Zahlung wird als kritische finanzielle Änderung behandelt. Das System schreibt einen Audit-Eintrag, der den Betrag, das Datum „Bezahlt am“, die Zahlungsmethode und den Verwendungszweck festhält, zusammen mit der Angabe, wer die Änderung vorgenommen hat. Sie können diese Einträge später in der Finanzhistorie des Mandats einsehen.
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