Überblick über die Fahrzeugakte

Dieser Artikel stellt die Fahrzeugakte im MobilityManager vor – den zentralen Ort, an dem alle Informationen zu einem Fahrzeug zusammengeführt werden: Stammdaten, Änderungshistorie, Nutzung, Kosten, technische Spezifikationen, Verträge und der Nachweis über das Lebensende.

Was die Fahrzeugakte ist

Die Fahrzeugakte ist die digitale Akte für ein einzelnes Fahrzeug. Sie vereint die Stammdaten des Fahrzeugs mit mehreren spezialisierten Ansichten, sodass ein FleetManager den gesamten Lebenszyklus des Fahrzeugs von einem Bildschirm aus nachvollziehen kann. Wenn Sie ein beliebiges Fahrzeug aus der Fahrzeugliste öffnen, gelangen Sie in dessen Akte.

Wer sie öffnen kann

Für die Anzeige der Fahrzeugakte und ihrer Registerkarten ist die Berechtigung Fahrzeuge: Anzeigen (vehicles:view) erforderlich. Aktionen, die das Fahrzeug verändern – Bearbeiten, Außerbetriebnahme, Verwalten von Leasingeinträgen – erfordern die Berechtigung Fahrzeuge: Verwalten, die üblicherweise von FleetManager und SystemAdmin gehalten wird.

Was Sie sehen und tun können

Bereich	Was er bietet
Stammdaten	FIN, Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Kilometerstand, zulässige Jahreskilometerleistung, Satz pro km, Pool und nächster Prüftermin.
Historie (Zeitleiste)	Eine ausschließlich ergänzende Aufzeichnung jeder Feldänderung und jedes Lebenszyklusereignisses, neueste zuerst.
Nutzungshistorie	Die Buchungshistorie des Fahrzeugs.
Kosten	Eine Zusammenfassung der Gesamtbetriebskosten, optional nach Zeitraum gefiltert.
Technik	Die technischen Spezifikationen, die aus der verknüpften Katalogvariante aufgelöst werden, angezeigt, wenn das Fahrzeug mit einem Katalogeintrag verknüpft ist.
Verträge (Leasing/Finanzierung)	Die dem Fahrzeug zugeordneten Leasing- und Finanzierungsvertragseinträge.

Betriebsstatus-Kennzeichnung

Die Akte zeigt eine Betriebsstatus-Kennzeichnung an, die unabhängig vom Aktiv-/Inaktiv-Buchungskennzeichen ist. Mögliche Status sind Active, Reserved, InWorkshop, Ordered, SoldPending, Stolen, TotalLoss, Inactive und Decommissioned. So können Sie beispielsweise ein Fahrzeug, das sich gerade in der Werkstatt befindet, kennzeichnen, ohne es zu deaktivieren.

Außerbetriebnahme eines Fahrzeugs

Wenn ein Fahrzeug das Ende seiner Nutzungsdauer erreicht, nehmen Sie es über die Akte außer Betrieb (erfordert Fahrzeuge: Verwalten). Sie erfassen ein Außerbetriebnahmedatum, einen Freitextgrund und eine Verwertungsart – Verkauf, Verschrottung, Spende, Rückgabe Leasinggeber oder Sonstiges. Ein außer Betrieb genommenes Fahrzeug kann bei Bedarf reaktiviert werden. Beide Ereignisse werden in der Historie festgehalten.

Hinweis: Die Außerbetriebnahme ist der dauerhafte Nachweis über das Lebensende mit Grund und Verwertungsart. Die einfache Deaktivierung hingegen entfernt ein Fahrzeug lediglich aus der Buchungsverfügbarkeit und ist als umkehrbar gedacht.

Export der Akte als PDF

Sie können die vollständige Fahrzeugakte als PDF-Dokument zur Archivierung, für Audits oder zur Übergabe exportieren. Der Export steht Benutzern mit der Berechtigung Fahrzeuge: Anzeigen zur Verfügung und erzeugt ein herunterladbares PDF der Fahrzeugakte.

Tipp: Verknüpfen Sie das Fahrzeug mit einer Katalogvariante, damit die Registerkarte Technik die vollständigen Herstellerspezifikationen automatisch anzeigt, anstatt dass Sie Motor-, Abmessungs- und Gewichtsdaten von Hand neu eingeben müssen.