Die Fahrzeugakte als PDF exportieren
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die vollständige Fahrzeugakte eines Fahrzeugs als einzelnes PDF-Dokument exportieren. Der Export bündelt die Stammdaten, die Änderungshistorie, die Nutzungshistorie und die Kostenzusammenfassung in einer druckfertigen Datei, die Sie archivieren oder übergeben können – zum Beispiel bei einer Leasingrückgabe oder einem Audit.
Wer exportieren kann
Der Export erfordert lediglich die Berechtigung Vehicles.View, sodass jeder, der das Fahrzeug anzeigen kann – einschließlich FleetManager und SystemAdmin oder einer benutzerdefinierten Rolle mit Fahrzeuganzeige – das PDF erzeugen kann. Es ist keine Verwaltungsberechtigung erforderlich, da der Export schreibgeschützt ist.
Das PDF erzeugen
- Öffnen Sie das Fahrzeug, dessen Akte Sie exportieren möchten.
- Wählen Sie die Aktion PDF-Export der Fahrzeugakte.
- Das Dokument wird sofort erzeugt und heruntergeladen. Die Datei trägt den Namen
fahrzeugakte-<licence-plate>-<timestamp>.pdf.
Was das PDF enthält
Der Export ist ein schlichtes, strukturiertes Dokument mit den folgenden Abschnitten:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Kopfzeile | Mandantenname und der Erstellungszeitstempel (UTC). |
| Stammdaten | Kennzeichen, FIN, Marke und Modell, Baujahr, Farbe, Pool, aktueller Kilometerstand, zulässige Jahreskilometerleistung, Satz pro km und Aktiv-/Inaktiv-Status. |
| Informationen zur Außerbetriebnahme | Nur für ein stillgelegtes Fahrzeug angezeigt: Außerbetriebnahmedatum, Grund und Verwertungsart. |
| Änderungshistorie | Bis zu die 50 neuesten Einträge der Änderungshistorie, jeweils mit Zeitstempel, Änderungsart, Feld, altem und neuem Wert sowie der Person, die die Änderung vorgenommen hat. |
| Nutzungshistorie | Bis zu die 50 neuesten Buchungen, mit Start- und Enddatum, Fahrer und Status. |
| Kostenzusammenfassung (TCO) | Der Berichtszeitraum sowie die Gesamtbetriebskosten, aufgeschlüsselt nach Kostenkategorie. |
Hinweis: Die Änderungshistorie und die Nutzungshistorie sind im Export jeweils auf die 50 neuesten Einträge begrenzt. Für eine vollständigere Aufzeichnung sehen Sie sich diese Registerkarten direkt in der Fahrzeugakte an, wo alle Einträge seitenweise dargestellt werden.
Tipp: Der Zeitstempel im Dateinamen macht jeden Export eindeutig, sodass Sie mehrere Momentaufnahmen desselben Fahrzeugs über die Zeit aufbewahren können, ohne frühere Dateien zu überschreiben. Der Zeitstempel in der Kopfzeile ist in UTC angegeben.
Wann Sie ihn verwenden
- Rückgabe eines geleasten Fahrzeugs an den Leasinggeber mit dokumentierter Historie.
- Bereitstellung einer in sich geschlossenen Aufzeichnung während eines Audits oder einer internen Prüfung.
- Archivierung der Fahrzeugakte bei der Außerbetriebnahme, da die Daten erhalten bleiben, aber nicht mehr aktiv sind.
Verwandte Artikel
- Ein Fahrzeug anmelden und seine Zulassungsdaten eingeben
- Ein Fahrzeug außer Betrieb nehmen (stilllegen)
- Einen Leasingvertrag für ein Fahrzeug verwalten
- Kennzeichenhistorie nachverfolgen und ein Kennzeichen ändern
