E-Mail-Versand einrichten: Der Mail-Task (SMTP-Konfiguration)
Veröffentlicht:
Aktualisiert:
Überblick
FMWeb versendet E-Mails (z. B. HU-Erinnerungen, Leasing-Warnungen, Reservierungsbestätigungen) in zwei Stufen:
- Ein täglicher Hintergrunddienst prüft am konfigurierten Wochentag, welche Benachrichtigungen fällig sind, und stellt sie in eine Versandwarteschlange ein.
- Der Mail-Task leert diese Warteschlange in regelmäßigen Abständen und versendet die E-Mails über Ihren SMTP-Server.
Dieser Artikel beschreibt die globale SMTP-Konfiguration (Transport). Die inhaltlichen Einstellungen — welche Benachrichtigungen versendet werden — konfigurieren Sie separat pro Mandant, siehe Artikel 02 – E-Mail-Einstellungen.
Wichtig: Beide Konfigurationen sind erforderlich. Ohne aktiven Mail-Task bleiben alle Benachrichtigungen in der Warteschlange und werden nie zugestellt.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Systemadministration → Hintergrundaufgaben (
/applications/backgroundtasks/dashboard). - Wechseln Sie auf den Tab „E-Mail Task".
- Füllen Sie die Felder aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ist aktiv? | Schaltet den Versand ein/aus. |
| Wartezeit zwischen den Ausführungen | Intervall in Minuten, in dem die Warteschlange geleert wird (empfohlen: 5). |
| SMTP Server | Hostname Ihres Mailservers, z. B. smtp.ihrefirma.de. |
| SMTP Benutzer | Anmeldename am Mailserver. Diese Adresse erscheint auch als Absender der E-Mails. |
| SMTP Passwort | Passwort des SMTP-Benutzers. |
| SMTP Port | Üblich: 587 (STARTTLS) oder 465/25 – je nach Mailserver. |
| SSL aktivieren? | Verschlüsselte Verbindung zum Mailserver (empfohlen). |
| Domäne (nur für Exchange) | Nur ausfüllen, wenn Ihr Exchange-Server eine Domäne für die Anmeldung verlangt. |
| Mandanten-Auswahl | Wählen Sie jeden Mandanten aus, dessen E-Mails versendet werden sollen. Nicht ausgewählte Mandanten bleiben in der Warteschlange! |
- Klicken Sie auf Speichern.
Funktionsweise & Hinweise
- Die Absenderadresse der versendeten E-Mails ist der SMTP Benutzer. Der unter „E-Mail Einstellungen" gewählte Absender (Fuhrparkleiter) erscheint in den Platzhaltern der Vorlage (Signatur, Kontaktdaten), nicht im technischen Absenderfeld.
- Es gibt derzeit keinen „Testmail senden"-Button. Prüfen Sie die Zustellung nach der Einrichtung über Protokolle → E-Mail Überwachung (siehe Artikel 07 – E-Mail-Problemdiagnose).
- Fehlgeschlagene Sendeversuche werden mit Status „Fehlgeschlagen" markiert und im Logs-Tab der Hintergrundaufgaben protokolliert.
Häufige Probleme
| Symptom | Ursache / Lösung |
|---|---|
| Keine E-Mail kommt an | „Ist aktiv?" nicht gesetzt, oder der Mandant fehlt in der Mandanten-Auswahl. |
| E-Mails landen im Spam | SPF/DKIM für die Absenderadresse (SMTP Benutzer) beim Mailanbieter einrichten. |
| Authentifizierungsfehler | Benutzer/Passwort prüfen; bei Microsoft 365 ggf. App-Passwort bzw. SMTP-Auth aktivieren. |
| Nur ein Mandant erhält Mails | Weitere Mandanten in der Mandanten-Auswahl ergänzen und speichern. |
Verwandte Artikel
AH
