E-Mail-Einstellungen: Infomails pro Mandant aktivieren
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Überblick
Während der Mail-Task (siehe Artikel 01) den technischen Versand übernimmt, legen Sie unter E-Mail Einstellungen pro Mandant fest, welche Benachrichtigungen erzeugt werden: HU/UVV-Erinnerungen, Reifenwechsel, Führerscheinkontrolle, Leasing-Warnungen und Berichte.
Die Seite finden Sie unter Systemadministration → E-Mail Einstellungen (/applications/settings/mailSettings). Alle Einstellungen gelten nur für den aktuell angemeldeten Mandanten.
Tab „Allgemein" – die Grundschalter
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Infomails sollen versendet werden? | Hauptschalter. Ist er aus, wird für diesen Mandanten keine automatische Benachrichtigung erzeugt – unabhängig von allen anderen Einstellungen. |
| Absenderinformationen auswählen | Wählen Sie einen Benutzer mit Fuhrparkleiter-Kennzeichen. Dessen Name, E-Mail und Telefon erscheinen in den Vorlagen-Platzhaltern ({{ fleet_manager.* }}) – z. B. in der Signatur. |
| Versand an folgendem Wochentag durchführen | Die automatischen Benachrichtigungen werden einmal wöchentlich am gewählten Wochentag erzeugt (Standard: Donnerstag). |
Gut zu wissen: Der Benachrichtigungsdienst läuft einmal täglich. Er erzeugt Infomails aber nur, wenn der aktuelle Tag dem konfigurierten Wochentag entspricht. Änderungen an den Einstellungen wirken sich also erst am nächsten konfigurierten Versandtag aus.
Die weiteren Tabs
- Wartung – HU- und UVV/DGUV-Erinnerungen → Artikel 04
- Reifenwechsel – saisonale Reifenwechsel-Erinnerungen → Artikel 05
- Führerscheine – Erinnerungen zur Führerscheinkontrolle → Artikel 05
- Poolfahrzeugdisposition – Mailversand für Reservierungen aus dem Fahrerportal (Vorlage + Aktivierung)
- Leasing – Warnungen zu auslaufenden, überfahrenen und unterfahrenen Leasingverträgen → Artikel 06
- Berichte – der konsolidierte Leasing-Kilometer-Hochrechnungsbericht → Artikel 06
Für jede Benachrichtigungsart gilt dasselbe Muster:
- Aktivieren (Häkchen setzen)
- Vorlaufzeit in Tagen festlegen (wie viele Tage vor Fälligkeit informiert wird)
- E-Mail-Vorlage auswählen (ohne zugewiesene Vorlage wird keine Mail erzeugt → Artikel 03)
Checkliste: Damit Mails wirklich ankommen
- ✅ Mail-Task aktiv und Mandant in der Mandanten-Auswahl (Artikel 01)
- ✅ „Infomails sollen versendet werden?" aktiviert
- ✅ Absender ausgewählt
- ✅ Gewünschte Benachrichtigungsart aktiviert und Vorlage zugewiesen
- ✅ Empfänger gepflegt (Fahrer mit gültiger E-Mail-Adresse, ohne Sperre)
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