HU- und UVV-Erinnerungen einrichten

Modul: Systemadministration → E-Mail Einstellungen → Tab „Wartung"

Zielgruppe: Fuhrparkleiter

Benötigte Berechtigung: system.mail_settings

Überblick

FMWeb erinnert Ihre Fahrer automatisch per E-Mail an fällige Hauptuntersuchungen (HU/TÜV) und UVV-/DGUV-Prüfungen. Die Erinnerungen werden einmal wöchentlich am konfigurierten Versandtag erzeugt und an den dem Fahrzeug zugeordneten Fahrer gesendet.

Voraussetzungen

Mail-Task eingerichtet und aktiv (Artikel 01)
„Infomails sollen versendet werden?" für den Mandanten aktiviert (Artikel 02)
HU-/UVV-Termine an den Fahrzeugen gepflegt (Fahrzeugakte → Wartung/Termine)
Fahrer mit gültiger E-Mail-Adresse den Fahrzeugen zugeordnet

Einrichtung

Öffnen Sie Systemadministration → E-Mail Einstellungen, Tab „Wartung".
HU:

„Fahrer bei HU Fälligkeit informieren?" aktivieren
Vorlaufzeit in Tagen festlegen (7–60 Tage vor Fälligkeit)
E-Mail-Vorlage auswählen

UVV / DGUV:

„Fahrer bei UVV / DGUVO Fälligkeit informieren?" aktivieren
Vorlaufzeit in Tagen festlegen (7–60)
E-Mail-Vorlage auswählen
Optional: „Fahrzeuge auch mit abgelaufenem Leasingvertrag anschreiben?" – standardmäßig werden Fahrzeuge, deren Leasingvertrag bereits abgelaufen ist, nicht mehr erinnert.

Speichern.

Wer bekommt die E-Mail – und wer nicht?

Empfänger ist immer der aktuell zugeordnete Fahrer des Fahrzeugs. In folgenden Fällen wird ein Fahrzeug übersprungen (nachvollziehbar in der E-Mail-Überwachung, Tab „Übersprünge"):

Dem Fahrzeug ist kein Fahrer zugeordnet
Der Fahrer hat eine Fahrersperre
Der Fahrer ist als Selbstfahrer markiert
Der Fahrer hat keine oder eine ungültige E-Mail-Adresse
Die gleiche Erinnerung wurde kürzlich bereits versendet (Wiederholschutz, damit bei Neustarts keine Duplikate entstehen)
Das Fahrzeug ist inaktiv, verkauft oder stillgelegt

Häufige Fragen

Wann genau kommt die Mail an? Am konfigurierten Wochentag (Tab „Allgemein"), sobald das Fälligkeitsdatum innerhalb der Vorlaufzeit liegt. Der eigentliche Versand erfolgt dann im Takt des Mail-Tasks (wenige Minuten später).

Bekommt der Fuhrparkleiter eine Kopie? Bei HU/UVV nicht automatisch – die Mails gehen an die Fahrer. Zusammenfassende Berichte für den Fuhrparkleiter bietet der Leasing-Kilometer-Hochrechnungsbericht (Artikel 06) bzw. die Auswertung „Werkstatttermine".

Wie prüfe ich, ob Erinnerungen erzeugt wurden? Unter Protokolle sehen Sie je Lauf einen Eintrag (Typ „Hauptuntersuchung" bzw. „UVV") mit Status; die E-Mail-Überwachung zeigt Zustellstatus und Übersprungsgründe (Artikel 07).