Heimlade-Abrechnung: Laden zuhause korrekt erstatten (BMF-Regel)
Hintergrund
Seit dem 01.01.2026 müssen Arbeitgeber zuhause geladene Dienstwagen-Kilowattstunden gegen dokumentierte Zählerstände erstatten – die frühere Monatspauschale ist entfallen. Als Vereinfachung gilt ein Satz von 34 ct/kWh. FMWeb bildet diesen Prozess vollständig ab: von der Erfassung durch den Fahrer bis zum CSV-Export für die Lohnabrechnung.
Sie finden das Modul unter Tankkarten Import → Heimlade-Abrechnung (/applications/fuelcard/heimlade).
Der Ablauf im Überblick
Fahrer meldet Heimladung → Freigabe der Rückmeldung → Monatliche Abrechnung erzeugen
→ Abrechnung freigeben → Verbuchen (Elektro-Beleg) → CSV-Export an die Lohnabrechnung
1. Erfassung
- Fahrerportal: Der Fahrer meldet den Ladevorgang über die Fahrzeug-Rückmeldung (Kraftstoffart „Strom") und wählt als Ladeort „Zuhause". Nach Freigabe durch das Backoffice entsteht eine Heimlade-Sitzung (bewusst kein Kosten-Beleg – die Erstattung ist ja der Aufwand des Arbeitgebers).
- Manuelle Erfassung: Flotten ohne Fahrerportal erfassen Sitzungen direkt auf der Heimlade-Seite.
2. Monatsabrechnung erzeugen
Auf der Heimlade-Seite wählen Sie Jahr/Monat (Standard: Vormonat) und klicken „Abrechnungen erzeugen":
- Pro Fahrer entsteht eine Abrechnung im Status Entwurf über alle noch nicht abgerechneten Sitzungen.
- Der ct/kWh-Satz wird beim Erzeugen eingefroren – spätere Satzänderungen wirken sich auf bestehende Abrechnungen nicht aus.
- Fahrer, für die der Monat bereits freigegeben/verbucht ist, werden übersprungen; nachträglich gemeldete Sitzungen bleiben sichtbar offen und können im Folgemonat bewusst behandelt werden.
3. Freigeben und Verbuchen
- Freigeben: Entwurf → Freigegeben (fachliche Prüfung abgeschlossen)
- Verbuchen: Freigegeben → Verbucht. Dabei entsteht je beladenem Fahrzeug ein Elektro-Beleg unter der Kostenart „Laden" (Betrag netto, kWh-Menge am Beleg). Doppelte Verbuchung ist ausgeschlossen – die Belege tragen einen eindeutigen Import-Schlüssel.
4. CSV-Export für die Lohnabrechnung
„CSV Export" erzeugt eine semikolon-getrennte Datei mit Personalnummer und Erstattungsbetrag je Fahrer und markiert die enthaltenen Abrechnungen als Exportiert. Die Summe der verbuchten Belege stimmt immer mit dem exportierten Betrag überein.
Erstattungssätze pflegen
Im Bereich „Sätze" der Heimlade-Seite verwalten Sie die ct/kWh-Sätze mit Gültig-ab-Datum (vorbelegt: 34 ct/kWh ab 01.01.2026). Ändert der Gesetzgeber den Satz, legen Sie einfach einen neuen Eintrag mit neuem Gültig-ab-Datum an. Fehlt für einen Monat ein Satz, meldet die Abrechnungserzeugung: „Kein Heimlade-Satz für MM/JJJJ hinterlegt."
Häufige Fragen
Warum erscheint eine Heimladung nicht als Kosten-Beleg beim Ladedatum? Absicht: Der Aufwand des Arbeitgebers ist die Erstattung. Der Elektro-Beleg entsteht mit der Verbuchung der Monatsabrechnung – so wird nichts doppelt gezählt.
Ein Fahrer hat nach der Abrechnung noch Sitzungen für den Vormonat gemeldet. Diese Sitzungen bleiben offen und werden bei der nächsten Erzeugung berücksichtigt, sofern für den Fahrer noch keine freigegebene Abrechnung des Zielmonats existiert – ansonsten behandeln Sie sie bewusst im Folgemonat.
Wer darf was? heimlade.view = ansehen; Erzeugen, Freigeben, Verbuchen und Export erfordern heimlade.admin (oder WebAdmin).
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