Das Fahrerportal (WebRes): Reservierungen, Fahrtenbuch und Rückmeldungen

Modul: Fahrerportal / WebRes Buchungen

Zielgruppe: Fahrer und Fuhrparkleiter

Voraussetzung: WebRes-Lizenz; Backoffice-Sicht: Berechtigung webres.view

Anmeldung

Auf der Startseite von FMWeb wählen Fahrer „Als Fahrer anmelden", dann ihren Mandanten, Benutzer und ihr Kennwort. (Backoffice-Benutzer wählen „Als Anwender anmelden".) Die Zugangsdaten eines Fahrers verwaltet der Fuhrparkleiter in der Fahrerakte („Kennwort zurücksetzen").

Was Fahrer im Portal können

Fahrzeug reservieren

Unter Neue Reservierung buchen Fahrer ein Poolfahrzeug. Je nach Mandanten-Einstellung läuft die Buchung auf zwei Arten:

Fahrer wählt selbst ein Fahrzeug aus den verfügbaren Poolfahrzeugen, oder
Fahrer stellt eine Anfrage (Zeitraum, Zweck, Ziel) – der WebRes-Manager im Backoffice weist später ein Fahrzeug zu.

Bestätigungen laufen per E-Mail (Vorlagen-Bereich „WebRes", Artikel 03); Empfänger können eine Reservierung direkt über die Links in der E-Mail bestätigen oder ablehnen, ohne sich anzumelden.

Weitere Funktionen

Dashboard: Übersicht der eigenen Reservierungen; Reservierungen können bearbeitet werden
Fahrtenbuch: Fahrten mit Kilometerständen dokumentieren (falls freigeschaltet)
Fahrzeugauslastung: Auslastungsübersicht der Poolfahrzeuge (falls freigeschaltet)
Profil: eigene Daten pflegen

Fahrzeug-Rückmeldung

Über Fahrer Rückmeldung melden Fahrer ohne Umweg über das Büro:

Kilometerstand – wichtig für Verbrauchswerte und Leasing-Hochrechnungen!
Tank-/Ladevorgänge – bei Kraftstoffart „Strom" inklusive Ladeort (Zuhause / Arbeit / Öffentlich); Heimladungen fließen in die Heimlade-Abrechnung (Artikel 12)
Schäden – mit Beschreibung
Reifenwechsel – Bestätigung des saisonalen Wechsels

Die Backoffice-Seite

WebRes Buchungen (/applications/users/webres, Berechtigung webres.view): offene Reservierungen einsehen und Fahrzeuge zuweisen. Der Menüpunkt zeigt die Anzahl offener Buchungen als Badge.
Fahrermeldungen (Posteingang, Berechtigung processing.inbox): eingehende Rückmeldungen (KM-Stände, Schäden, Tank-/Ladevorgänge, Reifenwechsel) prüfen und freigeben. Erst mit der Freigabe entstehen daraus Belege, Schäden bzw. Heimlade-Sitzungen.
Systemadministration → WebRes Einstellungen: Buchungsmodus (Fahrer wählt Fahrzeug vs. Manager weist zu) und weitere Portaloptionen je Mandant.
E-Mail Einstellungen → Poolfahrzeugdisposition: Mailversand und Vorlage für Reservierungs-E-Mails.

Häufige Fragen

Ein Fahrer sieht das Fahrtenbuch/die Auslastung nicht. Diese Bereiche sind je Mandant zuschaltbar und teils lizenzabhängig – prüfen Sie die WebRes-Einstellungen und den Lizenzumfang.

Reservierungs-Mails kommen nicht an. Prüfen Sie die Poolfahrzeugdisposition-Einstellungen (Aktivierung + Vorlage) und die allgemeine Mail-Diagnose (Artikel 07).