Fahrzeuge und Fahrer anlegen und verwalten
Vorbereitung: Allgemeine Stammdaten
Fahrzeug- und Fahrerakten greifen auf Kataloge zurück, die Sie unter Stammdaten → Allgemeine Stammdaten pflegen: Marken, Modelle, Bauarten, Antriebsarten, Standorte, Kostenarten, Kostenstellen u. v. m. Seit Version 10.4 öffnen sich alle diese Tabellen zum Bearbeiten in einer Seitenleiste („Drawer") mit eigenem „Hinzufügen"-Button und Aktionen-Spalte. Fehlt beim Anlegen eines Fahrzeugs ein Eintrag (z. B. eine Marke), können Sie ihn vielerorts direkt aus dem Dialog heraus neu anlegen.
Fahrzeuge
Stammdaten → Fahrzeuge (/applications/vehicles/overview) → „Neu" bzw. Fahrzeug öffnen.
Die Fahrzeugakte ist in Bereiche gegliedert – die wichtigsten:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Datenblatt | Kennzeichen, Marke/Modell, Bauart, Antriebsart, Standort, zugeordneter Fahrer |
| Technik | Kennzahlen aus der KFZ-Info-Berechnung: Verbrauch, Kosten/km, Laufleistung (Artikel 14) |
| Kauf / Versicherung / Verträge | Anschaffung, Versicherungen, Leasingverträge (Basis für das Rückgabe-Cockpit, Artikel 13) |
| Wartung / Termine | HU-, UVV- und sonstige Termine (Basis für die E-Mail-Erinnerungen, Artikel 04) |
| Reifen | Reifensätze, Wechseltermine, Historie |
| Belege / Schäden | Kosten und Schadensfälle des Fahrzeugs |
| Dokumente | Dateiablage (erfordert die Lizenz „Dokumentenverwaltung") |
Gut zu wissen:
- Bearbeitungssperre: Öffnen zwei Personen dieselbe Akte, sieht die zweite den Hinweis „… wird derzeit von {Benutzer} bearbeitet". Nur ein WebAdmin kann eine Sperre zwangsweise lösen.
- Fahrerzuordnung: Die Verknüpfung Fahrer ↔ Fahrzeug pflegen Sie am Fahrzeug (Feld „Fahrer" im Datenblatt, mit Schnellanlage neuer Fahrer). Die Zuordnung bestimmt, wer HU-/UVV-/Reifen-Erinnerungen erhält.
- Überfällige Termine und fehlende Führerscheinklassen zeigt die Akte als Warnbanner.
Fahrer
Stammdaten → Fahrer (/applications/drivers/overview) → „Neu" bzw. Fahrer öffnen.
Wichtige Bereiche der Fahrerakte: Übersicht (inkl. E-Mail-Adresse – Voraussetzung für alle Erinnerungen), Fahrerlaubnis/Prüfungen (Führerscheinkontrolle), Rechte (Fahrerportal-Zugang), Urlaub, E-Mails (Verlauf aller an den Fahrer erzeugten Mails mit Vorschau), Schäden, Termine, Weiterbildung, Strafmandate, Dokumente, Fahrtentagebuch.
Aktionen: „Kennwort zurücksetzen" (Fahrerportal-Login), „Fahrer sperren / Sperre aufheben" – ein gesperrter Fahrer erhält keine automatischen E-Mails mehr (Artikel 07).
Fahrer importieren
Unter Stammdaten → Fahrer → Import (/applications/drivers/import, Berechtigung drivers.edit) importieren Sie Fahrerlisten aus CSV-/Textdateien:
- Datei hochladen, angeben ob eine Kopfzeile vorhanden ist
- Spalten zuordnen (welche Dateispalte gehört zu welchem Fahrerfeld)
- Optionen: „Nur leere Felder füllen" (bestehende Daten schonen) und Externe-Fahrer-Modus
- Import starten
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