Externe Fahrer (Selbstfahrer) verwalten

Modul: Stammdaten → Fahrer → Bereich „Externe Fahrer"

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Sachbearbeiter

Benötigte Berechtigung: drivers.view (ansehen), drivers.edit (anlegen/bearbeiten)

Was sind externe Fahrer?

Externe Fahrer – in FMWeb auch Selbstfahrer bzw. Fremdfahrer genannt – sind Personen, die nicht zur eigenen Belegschaft gehören, aber Fahrzeuge Ihres Fuhrparks nutzen (z. B. Mietkunden, Subunternehmer, Aushilfen). Sie erhalten eine ganz normale Fahrerakte, werden aber gesondert gekennzeichnet und geführt.

Das Kennzeichen ist die Checkbox „Fremdfahrer?" im Kontakt-Block der Fahrerakte.

Die Ansicht „Externe Fahrer"

Die Fahrer-Übersicht (/applications/drivers/overview) hat eine Seitenleiste mit den Bereichen Fahrer, Externe Fahrer und Import. Der Bereich „Externe Fahrer" (auch direkt über /applications/drivers/external erreichbar) zeigt dieselbe Tabelle, gefiltert auf alle Fahrer mit gesetztem Selbstfahrer-Kennzeichen – mit denselben Funktionen (Suche, Spaltenauswahl, Export, Rundmail, Löschen).

Externe Fahrer anlegen

Sie haben drei Wege:

„Neu" im Bereich „Externe Fahrer" – die neue Akte öffnet sich mit bereits gesetztem Fremdfahrer-Kennzeichen.
Checkbox „Fremdfahrer?" in einer bestehenden Akte setzen.
Import mit Externe-Fahrer-Modus: Beim Fahrer-Import aktivieren Sie die Option „Als externe Fahrer (Selbstfahrer) importieren" – alle Zeilen der Datei werden dann als externe Fahrer angelegt bzw. gekennzeichnet (Artikel 50).

Besonderheiten externer Fahrer

Keine automatischen Erinnerungs-E-Mails: Fahrer mit Selbstfahrer-Kennzeichen werden bei Führerschein-, HU-/UVV- und Reifenwechsel-Erinnerungen übersprungen (Artikel 05). Der Grund ist in der E-Mail-Überwachung unter „Übersprünge" dokumentiert (Artikel 07).
Volle Akte: Alle übrigen Funktionen – Fahrerlaubnis und Prüfungen, Urlaub, Schäden, Strafmandate, Dokumente – stehen unverändert zur Verfügung. So dokumentieren Sie z. B. auch bei Fremdfahrern die Führerscheinkontrolle.
Sichtbarkeit: In der Standard-Fahrerliste ist die Spalte „Selbstfahrer" über die Spaltenauswahl einblendbar; so erkennen Sie externe Fahrer auch außerhalb des gefilterten Bereichs.

Häufige Fragen

Ein externer Fahrer soll doch Erinnerungen erhalten. Entfernen Sie das Kennzeichen „Fremdfahrer?" – dann behandelt FMWeb ihn wie einen internen Fahrer (gültige E-Mail-Adresse vorausgesetzt).

Kann ein externer Fahrer das Fahrerportal nutzen? Ja, sofern er ein Kennwort besitzt und nicht gesperrt ist. Zugang und Poolrechte verwalten Sie wie bei internen Fahrern (Artikel 47).

Wird ein bestehender Fahrer beim Import zum externen Fahrer? Ja – trifft der Import mit aktiviertem Externe-Fahrer-Modus über die Personalnummer auf einen vorhandenen Fahrer, wird dessen Selbstfahrer-Kennzeichen gesetzt.