Reservierungen per E-Mail-Link bestätigen oder ablehnen (ohne Anmeldung)

Modul: Fahrerportal / WebRes → E-Mail-Benachrichtigungen

Zielgruppe: Fuhrparkleiter

Voraussetzung: WebRes-Lizenz; aktivierter Versand von Reservierungsanfragen mit Vorlage

Überblick

Geht eine neue Reservierung ein, verschickt FMWeb (bei aktivierter Option „Sollen Reservierungsanfragen versendet werden?") eine E-Mail an alle WebRes-Manager. Enthält die Vorlage die entsprechenden Platzhalter, kann der Empfänger die Reservierung direkt aus der E-Mail heraus bestätigen oder ablehnen – ohne sich anzumelden. Der Klick öffnet die FMWeb-Startseite, führt die Aktion sofort aus und zeigt eine Bestätigungsmeldung.

So bauen Sie die Links in die Vorlage ein

Verwenden Sie in der E-Mail-Vorlage (Bereich „WebRes", Artikel 03) die Platzhalter:

{bestaetigen} – wird zum Link „Bestätigen"
{ablehnen} – wird zum Link „Ablehnen"
{bearbeiten} – Link auf die Seite „Termin bearbeiten" im Fahrerportal (erfordert Anmeldung als WebRes-Manager)

FMWeb ersetzt die Platzhalter beim Versand durch personalisierte Links, die Reservierung, Aktion, Empfänger und Mandant eindeutig identifizieren. Damit die Links auf die richtige Adresse zeigen, muss die FMWeb-Server-URL in den Systemeinstellungen korrekt hinterlegt sein.

Was beim Klick passiert

Die Startseite von FMWeb öffnet sich – eine Anmeldung ist nicht nötig.
FMWeb prüft die Anfrage und setzt den Reservierungsstatus auf bestätigt bzw. abgelehnt.
Eine Meldung bestätigt die ausgeführte Aktion.
Ist der Versand von Reservierungsantworten aktiviert, erhält der Fahrer automatisch eine E-Mail mit dem Ergebnis – bei Bestätigung inklusive Kalendereintrag (.ics).

Wann der Link nicht funktioniert

In folgenden Fällen wird die Aktion nicht ausgeführt:

Der Reservierung ist noch kein Fahrzeug zugewiesen. Dann erscheint der Hinweis: „Bitte loggen Sie sich als WebRes Admin ein und weisen Sie der Reservierung ein Fahrzeug zu." Das ist der Normalfall im Workflow „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" – weisen Sie zuerst im Backoffice ein Fahrzeug zu (Artikel 99).
Die Reservierung existiert nicht mehr (z. B. gelöscht).
Der Link ist nicht für den Aufrufer bestimmt. Die Links sind personalisiert; weitergeleitete Links anderer Empfänger werden abgewiesen und protokolliert.
Der Link wurde verändert (ungültige Aktion oder ungültige Kennungen).

Ein festes Ablaufdatum haben die Links nicht – sie bleiben gültig, solange die Reservierung besteht und die Prüfungen erfüllt sind.

Sicherheitshinweis

Da der Klick die Aktion sofort ausführt, sollten Reservierungs-Mails nicht weitergeleitet werden. Behandeln Sie die Links wie eine Unterschrift: Wer die E-Mail besitzt, kann die enthaltene Aktion auslösen.

Häufige Fragen

Der Empfänger klickt auf „Bestätigen", aber es erscheint nur die Anmeldeseite mit einem Hinweis. Prüfen Sie, ob der Reservierung ein Fahrzeug zugewiesen ist – ohne Fahrzeug ist keine Bestätigung per Link möglich.

Die Links in der Mail zeigen auf eine falsche Adresse. Kontrollieren Sie die hinterlegte FMWeb-URL in den Systemeinstellungen und versenden Sie eine Testmail (Artikel 07).