Neue Reservierung erstellen: Schritt für Schritt durch beide Buchungsworkflows

Modul: Fahrerportal / WebRes

Zielgruppe: Fahrer

Voraussetzung: WebRes-Lizenz; Fahrer-Zugang zum Portal

Überblick

Über den Menüpunkt Neue Reservierung (/applications/webres/newReservation) buchen Fahrer ein Poolfahrzeug. Welcher der beiden Workflows erscheint, legt der Fuhrparkleiter in den WebRes Einstellungen fest (Artikel 95): Entweder wählt der Fahrer selbst ein Fahrzeug, oder er stellt einen Fahrantrag, dem später ein Fahrzeug zugewiesen wird.

Schritt 1: Dateneingabe (beide Workflows)

Im Reiter Dateneingabe erfassen Sie die Eckdaten der Fahrt:

Fahrer auswählen – vorbelegt mit Ihrem eigenen Namen
Startzeit und Endzeit – die Endzeit ist mit einer Stunde nach der Startzeit vorbelegt
Je nach Mandanten-Konfiguration zusätzlich: Zielland, Fahrtziel, geschätzte Strecke in KM, Kostenstelle, Betreff, Notiz und Anzahl Mitfahrer (exkl. Fahrer)

Die Eingaben werden laufend geprüft; typische Hinweise sind:

„Bitte geben Sie ein Fahrtziel ein." (wenn das Fahrtziel Pflichtfeld ist)
„Die Startzeit muss in der Zukunft liegen." – es gilt der konfigurierte Mindestvorlauf in Minuten
„Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen."
„Die Endzeit liegt außerhalb des erlaubten Reservierungszeitraums." – Buchungen sind nur bis zur konfigurierten Anzahl Tage in die Zukunft möglich

Erst wenn alle Angaben gültig sind, wird die Schaltfläche Weiter aktiv.

Workflow 1: „Fahrer sucht das Fahrzeug aus"

Mitfahrgelegenheit (optional, falls aktiviert): FMWeb zeigt bestätigte Fahrten am selben Tag mit gleichem Fahrtziel und freien Sitzplätzen. Wählen Sie eine Fahrt aus, buchen Sie sich als Mitfahrer ein – Schritt „Fahrzeugauswahl" entfällt dann. Gibt es keine passende Fahrt, springt der Assistent automatisch weiter.
Fahrzeugauswahl: Die Liste zeigt alle im gewählten Zeitraum verfügbaren Poolfahrzeuge mit Kennzeichen, Marke, Modell, KM-Stand, Automatikgetriebe, Navigationsgerät, E-Fahrzeug-Kennung, Standort, Vignette und Sitzplätzen. Wählen Sie eine Zeile aus und klicken Sie Weiter.
Übersicht: Kontrollieren Sie alle Angaben und klicken Sie „Fahrzeug reservieren". Die Reservierung entsteht mit Status offen und muss noch von einem WebRes-Manager bestätigt werden. Ist Ihr Fahrerkonto selbst als WebRes-Manager markiert, steht stattdessen „Fahrzeug reservieren und bestätigen" zur Verfügung.

Wurde das Fahrzeug in der Zwischenzeit von jemand anderem gebucht, meldet FMWeb: „Das Fahrzeug wurde bereits reserviert. Bitte wählen Sie ein neues Fahrzeug aus."

Workflow 2: „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug"

Nach der Dateneingabe folgt – falls aktiviert – der Reiter Fahrdienstauftrag (Details in Artikel 100). Fahrtziel und Zeiten werden aus der Dateneingabe übernommen.
In der Übersicht klicken Sie „Fahrantrag stellen". Der Antrag entsteht ohne Fahrzeug mit Status offen; ein WebRes-Manager weist im Backoffice ein Fahrzeug zu und bestätigt (Artikel 99).

Was passiert nach dem Absenden?

Sie werden zum Dashboard weitergeleitet; dort erscheint die Buchung unter Eigene Reservierungen mit Statusanzeige.
Ist der Versand von Reservierungsanfragen aktiviert, erhalten alle WebRes-Manager eine E-Mail mit Bestätigungs- und Ablehnungslink (Artikel 98).

Häufige Fragen

Warum wird kein Fahrzeug angeboten? Die Liste berücksichtigt Fahrzeugpool, Fahrzeugstatus, Terminüberschneidungen, Sitzplätze und – falls aktiviert – Leasingfilter. Zeigt die Auswahl kein Fahrzeug, wird (sofern freigeschaltet) die Fahrzeugauslastung eingeblendet, damit Sie einen freien Zeitraum finden. Sprechen Sie sonst Ihren Fuhrparkleiter an.

Warum kann ich nur wenige Tage im Voraus buchen? Der buchbare Zeitraum ist je Mandant begrenzt (WebRes Einstellungen, Reiter „Allgemein").