WebRes Einstellungen: Buchungsworkflow und Portaloptionen je Mandant konfigurieren
Überblick
Unter Systemadministration → WebRes Einstellungen (/applications/settings/webRes) steuern Sie je Mandant, wie das Fahrerportal arbeitet: welchen Buchungsworkflow Ihre Fahrer verwenden, welche Felder die Reservierungsmaske zeigt, welche E-Mails versendet werden und welche Menüpunkte im Fahrerportal sichtbar sind. Die Seite ist in Reiter gegliedert; Änderungen werden erst mit Speichern wirksam.
Reiter „Allgemein" – Zeitfenster und Fahrzeugpool
- Wie lange muss ein Termin mindestens (in Minuten) in der Zukunft liegen? – Mindestvorlauf für neue Reservierungen
- Wie viel Ladezeit soll nach der Reservierung eines E-Fahrzeugs eingeplant werden (in Minuten)? – Puffer nach jeder E-Fahrzeug-Buchung
- Wie lange kann in die Zukunft reserviert werden (in Tagen)? – begrenzt den buchbaren Zeitraum
- Wie lange sollen Reservierungen aus der Vergangenheit angezeigt werden (in Tagen)? – wirkt auf Dashboard, Fahrtenbuch und Buchungsportal
- Standard Fahrzeugpool auswählen – der Pool, aus dem WebRes Fahrzeuge anbietet
Reiter „Arbeitsweise" – Der zentrale Buchungsmodus
Die Workflow Auswahl entscheidet, wer das Fahrzeug bestimmt:
- „Fahrer sucht das Fahrzeug aus" – der Fahrer sieht die verfügbaren Poolfahrzeuge und wählt selbst (Artikel 96).
- „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" – der Fahrer stellt nur einen Fahrantrag; ein WebRes-Manager weist später im Backoffice ein Fahrzeug zu (Artikel 99).
Abhängig vom Workflow stehen weitere Optionen zur Verfügung:
- FDA ist aktiviert? (nur Workflow „Fuhrparkleiter vergibt"): schaltet den Fahrdienstauftrag frei (Artikel 100)
- Mitfahrgelegenheit aktiviert? (nur Workflow „Fahrer sucht aus"): Fahrer können sich bestehenden Fahrten anschließen
- Zeige nur Daten für den dem eingeloggten Fahrer zugeordneten Standort/Fachbereich?
- Fahrtziel ist Pflichtfeld?
- Soll die Fahrzeugauslastung angezeigt werden? – blendet den Menüpunkt „Fahrzeugauslastung" im Fahrerportal ein
- Soll die Leasingnutzung bei der Fahrzeugauswahl berücksichtigt werden? (nur Workflow „Fahrer sucht aus"): wahlweise auf Basis historischer Daten oder als Hochrechnung; zusätzlich können Fahrzeuge mit zu hoher Laufleistung ab einem einstellbaren Prozentsatz der Leasingauslastung ausgeblendet werden
Hinweis: Beim Umschalten des Workflows deaktiviert FMWeb unpassende Optionen automatisch – „Fuhrparkleiter vergibt" schaltet Mitfahrgelegenheit und Leasingnutzung ab, das Aktivieren des FDA deaktiviert die Mitfahrgelegenheit.
Reiter „E-Mails"
Hier aktivieren Sie den Mailversand und wählen je Anlass eine Vorlage aus dem Vorlagen-Bereich „WebRes" (Artikel 03):
- Reservierungsanfragen – geht bei jeder neuen Buchung an alle WebRes-Manager
- Reservierungsantworten – informiert den Fahrer über Bestätigung/Ablehnung (inklusive Kalendereintrag)
- Mitteilungen über gebuchte Mitfahrgelegenheiten
- Benachrichtigungen an die Mitfahrer, wenn der Fahrer eine Fahrt storniert
- Benachrichtigungen, wenn ein Mitfahrer seine Mitfahrgelegenheit storniert
- Pfad zum zweiten Anhang – optionale Datei, die der Anfrage-Mail beigefügt wird
Reiter „Navigationsmenü" und „Reservierungsmaske"
- Zeige das Fahrtenbuch? – blendet den Menüpunkt „Fahrtenbuch" im Fahrerportal ein oder aus (Artikel 101)
- In der Reservierungsmaske schalten Sie einzelne Eingabefelder zu oder ab: Länderauswahl, Fahrtziel, geschätzte Entfernung, Kostenstellen, Betreff, Hinweis, Anzahl Mitfahrer
Reiter „Dispo"
Einstellungen für das Dispositions-Planungsboard (Artikel 104): Arbeitszeiten-Anzeige mit Start-/Endzeit sowie die Option „Kann ein Fahrer mehrere Fahrzeuge bewegen?".
Häufige Fragen
Warum sehe ich die Option „Mitfahrgelegenheit" nicht? Sie ist nur im Workflow „Fahrer sucht das Fahrzeug aus" verfügbar und wird bei aktiviertem FDA automatisch abgeschaltet.
Warum kommen keine Reservierungs-Mails an? Prüfen Sie, ob der jeweilige Versand aktiviert und eine Vorlage ausgewählt ist – ohne Vorlage wird keine Mail erzeugt. Allgemeine Diagnose: Artikel 07.
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