Fahrerakte: Fahrer anlegen und Stammdaten pflegen

Überblick

Unter Stammdaten → Fahrer (/applications/drivers/overview) verwalten Sie alle Fahrerakten. Die Übersicht bietet eine Volltextsuche (Name, Personalnummer, Kürzel, Abteilung, Fleet-ID, Standort, E-Mail u. a.), eine Spaltenauswahl mit vielen optionalen Spalten (Ihre Auswahl wird pro Browser gespeichert; „Layout zurücksetzen" stellt den Standard wieder her) sowie CSV-/PDF-Export. Ein aufklappbares Panel „Fahrer ohne E-Mail" zeigt aktive Fahrer ohne hinterlegte Adresse – diese erhalten keine Erinnerungs-E-Mails. Die Grundlagen zur Fahrerakte finden Sie in Artikel 20; dieser Artikel geht auf die Stammdaten im Detail ein.

Fahrer anlegen

Klicken Sie in der Übersicht auf „Neu". Der Reiter Übersicht der Fahrerakte ist in Karten gegliedert:

Bei neuen Fahrern sind die Prüfintervalle (Führerschein, Gesundheitsprüfung, Personenbeförderung) mit 180 Tagen vorbelegt.

Eindeutige Felder: Personalnummer, Fleet-ID und NFC müssen mandantenweit eindeutig sein – bei Dubletten zeigt die Akte eine Fehlermeldung („… bereits vergeben") und speichert nicht. Außerdem muss mindestens Vor- oder Nachname gefüllt sein.

E-Mail-Adresse: Hinweis statt Sperre. Mehrere Fahrer dürfen sich standardmäßig eine Adresse teilen. Das ist in Fuhrparks der Normalfall: Fahrer ohne eigene Adresse werden über ein Sammelpostfach erreicht, typischerweise das des Standortverantwortlichen. Ist die Adresse bereits vergeben, erscheint beim Speichern ein gelber Hinweis unter dem Feld und als Meldung – der Fahrer wird trotzdem gespeichert. Erinnerungen und Rundmails gehen dann pro Fahrer an dieselbe Adresse, also mehrfach.

Soll jede Adresse eindeutig bleiben, schalten Sie in den allgemeinen Einstellungen die Option „Mehrere Fahrer dürfen dieselbe E-Mail-Adresse haben?" aus (Artikel 114); dann wird das Speichern wie zuvor abgelehnt. Für den Fahrer-Login gilt in jedem Fall: Die Personalnummer ist der verlässliche Anmeldename (Artikel 47).

Nach dem ersten Speichern stehen die weiteren Bereiche der Akte zur Verfügung: Fahrerlaubnis, Prüfungen, Rechte, Urlaub, E-Mails, Schäden, Termine, Weiterbildung, Strafmandate, Dokumente, Fahrtentagebuch. Einzelne Bereiche erscheinen nur mit passender Lizenz (z. B. Schadensmanagement, Dokumentenverwaltung, Fahrtenbuch).

Aktionen in der Akte

• Kennwort zurücksetzen – neues Fahrerportal-Kennwort vergeben (Artikel 47)
• Prüfungen – öffnet die Historie der Führerscheinkontrollen (Artikel 46)
• Fahrer sperren / Sperre aufheben – setzt die Fahrersperre; wirksam mit dem Speichern

Bearbeitungssperre: Öffnen zwei Personen dieselbe Akte, sieht die zweite den Hinweis „Dieser Fahrer wird derzeit von … bearbeitet" und kann nicht speichern, bis die erste Person die Akte verlässt.

Rundmail an Fahrer (Bulk-E-Mail)

In der Übersicht können Sie mit drivers.edit eine E-Mail an mehrere Fahrer senden: Empfängerkreis wählen (alle geladenen oder die markierten Fahrer – nur Fahrer mit gültiger E-Mail-Adresse werden angeschrieben), dann Betreff und Text erfassen oder eine E-Mail-Vorlage übernehmen (Artikel 03). Die Mails werden in den Postausgang gestellt und vom Mail-Task versendet (Artikel 01).

Häufige Fragen

Warum kann ich einen Fahrer nicht löschen? Löschen erfordert die Berechtigung drivers.delete. In der Übersicht können Sie auch mehrere markierte Fahrer gesammelt löschen („Auswahl löschen").

Wo ordne ich dem Fahrer ein Fahrzeug zu? Am Fahrzeug (Feld „Fahrer" im Datenblatt der Fahrzeugakte), nicht in der Fahrerakte – siehe Artikel 20.

Verwandte Artikel

• 20 – Fahrzeuge und Fahrer anlegen und verwalten
• 46 – Fahrerlaubnis und Prüfungen
• 47 – Fahrerportal-Zugang und Rechte
• 48 – Urlaub und Weiterbildung
• 50 – Fahrer-Import im Detail