Dokumentensuche: Alle Dokumente des Mandanten finden und verwalten

Modul: Dokumente (Dokumentensuche)

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Sachbearbeiter

Benötigte Berechtigung: documents.view (Ansicht und Download), documents.edit (Bearbeiten); Löschen nur als WebAdmin. Voraussetzung ist außerdem die Lizenz „Dokumentenverwaltung" – ohne diese zeigt die Seite nur einen Lizenzhinweis.

Überblick

Der Menüpunkt Dokumente (/applications/documents/overview) öffnet die Dokumentensuche – die mandantenweite Sicht auf alle abgelegten Dokumente, egal ob sie an einem Fahrzeug, einem Fahrer, einem Schaden, Beleg, Strafmandat, einer Versicherung oder einem Leasingvertrag hängen. Hier finden Sie ein Dokument wieder, ohne die richtige Akte kennen zu müssen.

So suchen Sie

Zeitraum wählen: Die Felder Von und Bis filtern nach dem Anlage-Datum. Standardmäßig ist der 1. des aktuellen Monats bis heute vorbelegt – ältere Dokumente erscheinen erst, wenn Sie das Von-Datum zurücksetzen oder leeren.
Suchbegriff eingeben: Das Suchfeld durchsucht Bezeichnung, Kennzeichen und Vorgangsbezeichnung.
Optional „Nur aktive Fahrzeuge" anhaken, um Dokumente ausgemusterter Fahrzeuge auszublenden.
Suchen klicken. Die Trefferanzahl wird neben den Buttons angezeigt („… Dokument(e) gefunden"); Zurücksetzen stellt die Standardfilter wieder her.

Die Ergebnisliste

Spalte	Inhalt
Typ	Dateityp-Symbol (PDF, Bild, Office …)
Kennzeichen / Fahrer	Fahrzeug bzw. Fahrer, dem das Dokument zugeordnet ist
Bezeichnung / Dokumenttyp	Name des Dokuments und der zugeordnete Dokumenttyp
Dokumenterinnerung	Häkchen, wenn eine Wiedervorlage-Erinnerung aktiv ist
Angelegt / Aktendatum / Wiedervorlagedatum	Anlagezeitpunkt und fachliche Datumsfelder
Vorgangsbezeichnung	Freitext zum Vorgang (lange Texte per Tooltip)

Die Tabelle bietet Spaltenfilter, Sortierung, Spaltenauswahl, 50 Zeilen pro Seite sowie CSV- und PDF-Export über die Toolbar.

Aktionen je Dokument

Bearbeiten (Stift, erfordert documents.edit): Metadaten ändern – Bezeichnung, Dokumenttyp, Aktendatum, Wiedervorlagedatum, Dokumenterinnerung, Vorgangsbezeichnung. Die Datei selbst bleibt unverändert.
Herunterladen: lädt die Datei aus dem Ablagepfad herunter.
Löschen (nur WebAdmin): entfernt nach Bestätigung die Verknüpfung in FMWeb – die Datei bleibt im Ablageverzeichnis erhalten. Dokumente, die mit einem Schaden verknüpft sind, können hier nicht gelöscht werden.

Häufige Fragen

Ein Dokument wird nicht gefunden, obwohl es existiert. Prüfen Sie zuerst den Datumsfilter – vorbelegt ist nur der laufende Monat. Setzen Sie das Von-Datum weiter zurück oder leeren Sie beide Felder.

Beim Herunterladen erscheint „Datei nicht gefunden". Der in FMWeb gespeicherte Pfad zeigt ins Leere – die Datei wurde auf dem Dateiserver verschoben, umbenannt oder der Server ist umgezogen. Wurde ein ganzes Verzeichnis verschoben, kann ein Administrator die Pfade per Sammelaktion korrigieren (Artikel 106).

Wo lade ich neue Dokumente hoch? Direkt in der Fahrzeug- bzw. Fahrerakte im Tab „Dokumente" (Artikel 107). Die Dokumentensuche ist die Auswertungs- und Pflegesicht.