Dokumente an Fahrzeug- und Fahrerakten: Hochladen, Herunterladen, Löschen
Überblick
Jede Fahrzeug- und jede Fahrerakte hat einen Tab „Dokumente": die digitale Akte für Fahrzeugschein-Kopien, Verträge, Übergabeprotokolle, Führerschein-Scans u. v. m. Die Dateien landen dabei nicht in der Datenbank, sondern im zentral konfigurierten Ablagepfad auf Ihrem Dateiserver (Artikel 106) – in derselben Ordnerstruktur, die auch der Desktop-Flottenmanager nutzt. Beide Programme sehen also dieselben Dokumente.
- Fahrzeugdokumente: je nach Mandanteneinstellung in einem Unterordner pro Kennzeichen (optional zusätzlich Jahr/Lebensnummer)
- Fahrerdokumente: immer im Unterordner
FAHRER\<Fahrername>
Dokumente hochladen
- Akte öffnen → Tab „Dokumente".
- In der Karte „Hochladen" auf „Datei auswählen" klicken. Sie können nacheinander mehrere Dateien auswählen; jede erscheint als Chip mit Größenangabe und lässt sich vor dem Upload wieder entfernen. Maximal 20 MB pro Datei.
- „Hochladen" klicken. FMWeb bestätigt die Anzahl der hochgeladenen Dokumente; die Bezeichnung wird aus dem Dateinamen übernommen.
Automatische Nummerierung bei Namensgleichheit: Existiert im Zielordner bereits eine Datei mit demselben Namen, hängt FMWeb automatisch _1, _2, … an den Dateinamen an. Es wird also nie eine bestehende Datei überschrieben.
Erscheint oberhalb der Tabelle eine Warnung (Pfad nicht vorhanden, keine Schreibrechte, nicht erreichbar), ist der Ablagepfad das Problem – wenden Sie sich an Ihren Administrator (Artikel 106).
Die Dokumentliste
Über der Liste können Sie nach Von-/Bis-Datum filtern („Anwenden"/„Zurücksetzen"), rechts oben zusätzlich nach Dokumenttyp. Die Tabelle zeigt Typ-Symbol, Bezeichnung, Dokumenttyp, Dokumenterinnerung, Angelegt, Aktendatum, Wiedervorlagedatum und Vorgangsbezeichnung; die Toolbar bietet Suche, Drucken sowie CSV-/PDF-Export.
Je Dokument stehen drei Aktionen bereit:
- Bearbeiten: Metadaten pflegen – Bezeichnung, Dokumenttyp (neue Typen lassen sich direkt im Dialog anlegen), Aktendatum, Wiedervorlagedatum, Dokumenterinnerung, Vorgangsbezeichnung.
- Herunterladen: Datei aus dem Ablagepfad herunterladen.
- Verknüpfung löschen: entfernt nach Bestätigung den Eintrag aus der Akte – die Datei bleibt im Ablageverzeichnis erhalten. Dokumente, die mit einem Schaden verknüpft sind, sind gegen das Löschen gesperrt.
Häufige Fragen
Der Tab „Dokumente" zeigt nur einen Lizenzhinweis. Ihrem Mandanten fehlt die Lizenz „Dokumentenverwaltung". Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei K-SOFT (Artikel 17).
Wie finde ich ein Dokument, wenn ich die Akte nicht kenne? Über die mandantenweite Dokumentensuche (Artikel 105).
Beim Download kommt „Datei nicht gefunden". Die Datei wurde auf dem Dateiserver verschoben oder umbenannt. Bei Umzügen ganzer Verzeichnisse hilft die Pfad-Sammelaktion (Artikel 106).
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