Die BMF-Heimlade-Regel 2026: Dokumentierte kWh statt Pauschalen
Was hat sich zum 1. Januar 2026 geändert?
Lädt ein Mitarbeiter seinen Dienstwagen zuhause, trägt er zunächst private Stromkosten für ein Firmenfahrzeug – der Arbeitgeber erstattet sie ihm. Bis Ende 2025 konnte diese Erstattung über monatliche Pauschalen abgewickelt werden, ohne die tatsächlich geladene Strommenge nachzuweisen. Mit BMF-Schreiben vom 11.11.2025 hat die Finanzverwaltung diese Pauschalregelung zum 01.01.2026 abgeschafft: Seitdem müssen zuhause geladene Kilowattstunden gegen dokumentierte Zählerstände erstattet werden.
Als Vereinfachung gilt ein Satz von 34 ct/kWh: Statt die individuellen Stromkosten des Mitarbeiters nachzuweisen, kann der Arbeitgeber jede dokumentierte Kilowattstunde mit diesem Satz erstatten. Die Dokumentationspflicht für die Menge bleibt dabei bestehen – vereinfacht wird nur die Bewertung.
Was bedeutet das praktisch?
- Dokumentation: Die zuhause geladenen kWh müssen nachvollziehbar erfasst werden – etwa über den Zähler der Wallbox – und dem Dienstwagen sowie dem Abrechnungszeitraum zuordenbar sein. Ohne dokumentierte Menge keine Erstattung.
- Lohnabrechnung: Die Erstattung nachgewiesener Ladekosten für den Dienstwagen ist regelmäßig Auslagenersatz und wird über die Lohnabrechnung abgewickelt; die Unterlagen gehören zu den Lohnunterlagen. Die konkrete steuerliche Behandlung stimmen Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. Steuerberatung ab.
- Laufende Pflege: Der ct/kWh-Satz kann vom Gesetzgeber angepasst werden – die Satztabelle sollte daher jährlich geprüft werden.
Wie FMWeb die Regel von Ende zu Ende abbildet
FMWeb 10.4.0 setzt den gesamten Prozess im Modul Heimlade-Abrechnung um (Details in Artikel 12):
- Erfassung: Der Fahrer meldet den Ladevorgang über die Fahrzeug-Rückmeldung im Fahrerportal (Kraftstoffart „Strom", Ladeort „Zuhause", Artikel 102). Nach Freigabe entsteht eine Heimlade-Sitzung – bewusst kein Kosten-Beleg, denn der Aufwand des Arbeitgebers ist erst die Erstattung. Flotten ohne Fahrerportal erfassen Sitzungen manuell.
- Satztabelle: Die ct/kWh-Sätze pflegen Sie mit Gültig-ab-Datum (vorbelegt: 34 ct/kWh ab 01.01.2026). Ändert sich der Satz, legen Sie einfach einen neuen Eintrag an – so bleibt die Historie nachvollziehbar.
- Monatsabrechnung: Pro Fahrer und Monat erzeugt FMWeb eine Abrechnung über alle offenen Sitzungen. Der Satz wird beim Erzeugen eingefroren; spätere Satzänderungen wirken nicht rückwirkend.
- Freigabe und Verbuchung: Nach fachlicher Prüfung geben Sie die Abrechnung frei und verbuchen sie – dabei entsteht je beladenem Fahrzeug ein Elektro-Beleg unter der Kostenart „Laden" (Artikel 11). Ein eindeutiger Import-Schlüssel schließt doppelte Verbuchung aus.
- Übergabe an die Lohnabrechnung: Der CSV-Export liefert je Fahrer Personalnummer und Erstattungsbetrag; exportierte Abrechnungen werden entsprechend markiert. Die Summe der verbuchten Belege stimmt stets mit dem exportierten Betrag überein.
So entsteht eine geschlossene Kette von der dokumentierten Kilowattstunde bis zur Auszahlung – revisionssicher nachvollziehbar und ohne Doppelzählung zwischen Fahrzeugkosten und Erstattung.
Häufige Fragen
Gilt die Regel auch für öffentliches Laden oder Laden beim Arbeitgeber? Nein – dieser Artikel betrifft nur die Erstattung des Ladens zuhause. Öffentliche Ladevorgänge laufen als normale Elektro-Belege über Ladekarten-Import oder Fahrer-Rückmeldung (Artikel 11).
Muss ich den Satz von 34 ct/kWh verwenden? Der Satz ist eine Vereinfachung. Ob in Ihrem Fall eine andere Bewertung in Betracht kommt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; in FMWeb ist der Satz frei konfigurierbar.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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