KostImport: Belege per CSV-Datei importieren
Überblick
Mit dem KostImport (/applications/belege/import) übernehmen Sie Belege aus einer CSV-Datei – etwa Kostenlisten aus der Buchhaltung, von Werkstätten oder aus Fremdsystemen. Anders als der Tankkarten-Import (Artikel 08) ist der KostImport format-offen: Sie ordnen die Spalten Ihrer Datei den Belegfeldern frei zu; Prüfregeln und Freigabe-Warteschlange kommen hier nicht zum Einsatz.
Anforderungen an die Datei
- Dateityp CSV oder TXT, maximal 2 MB, eine Datei pro Import
- Erste Zeile = Spaltenüberschriften
- Felder kommagetrennt; Werte mit Komma im Inhalt (z. B. Dezimalkomma) in Anführungszeichen setzen
- Beträge mit Punkt oder Komma als Dezimaltrennzeichen
Import – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den KostImport (über die Belege-Übersicht oder direkt per Adresse) und klicken Sie auf „CSV hochladen".
- FMWeb liest die Kopfzeile ein und zeigt den Bereich „Spalten zuordnen". Wählen Sie für jedes Belegfeld die passende CSV-Überschrift – nicht benötigte Felder lassen Sie leer:
| Belegfeld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegdatum (Datum) | Datum des Belegs; fehlt es, wird das Tagesdatum gesetzt |
| Betrag Brutto (Euro) / Betrag Netto | mindestens einer der beiden Beträge ist Pflicht |
| Rechnung | Rechnungs-/Belegnummer |
| Hinweis (VermSonstiges) | Freitext |
| Kennzeichen (Knummer) | ordnet das Fahrzeug über das Kennzeichen zu (Groß-/Kleinschreibung egal) |
| Fahrzeug-ID (Pkwnr) | alternative Zuordnung über die interne Fahrzeugnummer |
| Kostenart (Text) / Kostenart-ID | Text wird mit vorhandenen Kostenarten abgeglichen und verknüpft |
| Warensorte | z. B. Kraftstoffsorte |
| KM-Stand | Kilometerstand zum Belegzeitpunkt |
- Klicken Sie auf „Import starten".
- Das Ergebnis erscheint direkt auf der Seite: Anzahl erstellter Belege sowie – falls vorhanden – die ersten Fehlermeldungen mit Zeilennummer. Fehlerhafte Zeilen (z. B. ohne Betrag) werden übersprungen, alle übrigen Zeilen werden importiert.
Was passiert mit den importierten Belegen?
- Ist nur ein Betrag (brutto oder netto) zugeordnet, übernimmt FMWeb ihn für beide Felder.
- Belege mit erkannter Fahrzeugzuordnung erscheinen sofort in der Belege-Übersicht (Artikel 62).
- Belege ohne Fahrzeug landen im BelegStapel (Artikel 58) und in den Gemeinkosten – weisen Sie sie dort gesammelt zu.
- Importierte Belege werden als Import gekennzeichnet und lassen sich normal bearbeiten, splitten und umbuchen.
Häufige Fragen
Einige Fahrzeuge wurden nicht erkannt. Das Kennzeichen in der Datei muss dem in FMWeb hinterlegten Kennzeichen entsprechen (Leerzeichen am Rand werden ignoriert). Nicht erkannte Zeilen werden trotzdem importiert – ohne Fahrzeug – und warten im BelegStapel.
Warum sehe ich die Seite nicht? Der KostImport erfordert die eigene Berechtigung belege.import; belege.view/belege.edit genügen nicht (Artikel 18).
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