Kostenarten und Kostenstellen pflegen
Überblick
In der Gruppe Konten der Allgemeinen Stammdaten (/applications/generalMasterData/overview) pflegen Sie die beiden Kataloge, über die Belege und Fahrzeugkosten klassifiziert werden:
- Kostenarten beantworten die Frage „Was für Kosten sind das?" (Tanken, Wartung, Reifen …) – jeder Beleg trägt eine Kostenart.
- Kostenstellen beantworten „Wohin gehören die Kosten organisatorisch?" – die Kostenstelle wird dem Fahrzeug in der Fahrzeugakte zugeordnet.
Kostenarten bearbeiten
Die Tabelle zeigt Kostenart, MwSt, Fix und Hinweis. Der Seitendialog („Kostenart hinzufügen"/„Kostenart bearbeiten") enthält:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenart | Bezeichnung (Pflichtfeld, muss eindeutig sein) |
| MwSt | Dropdown mit den aktuell gültigen Mehrwertsteuersätzen (z. B. „19 %"). Es werden nur Sätze angeboten, deren Gültigkeitszeitraum das heutige Datum einschließt. |
| Fix (darf nicht gelöscht werden) | Kennzeichnet Systemkostenarten, die dauerhaft benötigt werden |
| Hinweis | Freitext, z. B. Buchungshinweise für das Team |
Die Spezialfälle „Tanken" und „Laden"
Zwei Kostenarten haben eine feste Bedeutung im System – benennen Sie sie nicht um und löschen Sie sie nicht:
- „Tanken": Der Tankkarten-Import (Artikel 08) bucht alle Kraftstoffbelege auf diese Kostenart. Auch die KFZ-Info-Berechnung (Artikel 14) ermittelt Verbrauch und Kilometerstände anhand der „Tanken"-Belege.
- „Laden": Ladevorgänge von Elektrofahrzeugen (Artikel 11) sowie die Heimlade-Abrechnung (Artikel 12) buchen auf diese Kostenart. Fehlt sie, legt das System sie beim ersten Ladevorgang automatisch wieder an.
Wird eine der beiden Kostenarten umbenannt, finden die Importprozesse sie nicht mehr und erzeugen einen neuen Eintrag – Ihre Auswertungen wären dann auf zwei Kostenarten verteilt.
Kostenstellen bearbeiten
Kostenstellen bestehen aus Bezeichnung (Pflichtfeld) und einem freien Info-Text. Die Zuordnung zum Fahrzeug erfolgt in der Fahrzeugakte (Artikel 20); Auswertungen und Exporte können danach gruppieren.
Häufige Fragen
Im MwSt-Dropdown fehlt ein Steuersatz – warum? Angeboten werden nur Sätze, die heute gültig sind (Gültig-von/-bis). Abgelaufene oder erst künftig gültige Sätze erscheinen nicht.
Kann ich eine Kostenart löschen, auf die schon Belege gebucht wurden? Technisch verhindert die Löschabfrage das nicht in jedem Fall – historische Belege verlieren dann aber ihre Klassifizierung. Prüfen Sie vorher Ihre Belege und nutzen Sie das Kennzeichen „Fix" für schützenswerte Kostenarten.
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