Belege-Übersicht: filtern, suchen und exportieren
Überblick
Die Belege-Übersicht (/applications/belege/overview) ist die zentrale Anlaufstelle für alle Kostenbelege Ihres Fuhrparks – egal ob manuell erfasst, per Tankkarte importiert oder über den KostImport eingespielt. Von hier aus filtern, durchsuchen und exportieren Sie die Belege und starten alle Bearbeitungsfunktionen. Die Belege eines einzelnen Fahrzeugs finden Sie außerdem in der Fahrzeugakte in der Registerkarte Belege.
Filtern und suchen
- Über die Schaltfläche Filter blenden Sie den Filterbereich ein und aus. Dort wählen Sie Fahrzeug (per Kennzeichen, mit Suchfilter), Von Datum und Bis Datum; Anwenden aktualisiert die Liste, Zurücksetzen leert die Filter.
- Die Suche in der Tabellen-Werkzeugleiste durchsucht alle Spalten – ideal für Rechnungsnummern.
- Zusätzlich bietet jede Spalte Excel-artige Spaltenfilter.
- Die Liste ist auf 50 Zeilen pro Seite eingestellt und nach Belegdatum absteigend sortiert.
Die Spalten der Übersicht
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Id | interne Belegnummer |
| Datum | Belegdatum |
| Kennzeichen | zugeordnetes Fahrzeug („—" = nicht zugewiesen) |
| Kostenart | z. B. Tanken, Wartung, Laden |
| Menge | Menge als Zahl – siehe unten |
| Einheit | Einheit der Menge: l oder kWh |
| Betrag Brutto | Bruttobetrag |
| Betrag Netto | Nettobetrag |
| Rechnung | Rechnungs-/Belegnummer |
| Aktionen | Bearbeiten, Splitten, Umbuchen (nur mit belege.edit) |
Menge und Einheit: Ladebelege von Elektrofahrzeugen führen ihre Energiemenge in kWh (z. B. „43,83" + „kWh"), Kraftstoffbelege ihre Menge in Litern (z. B. „45,32" + „l"). Menge und Einheit stehen in zwei getrennten Spalten, damit sich die Mengen sortieren und in Excel summieren lassen; Belege ohne Menge (Wartung, Versicherung …) lassen beide Spalten leer. Hintergründe zu Elektro-Belegen erklärt Artikel 11.
Exportieren
In der Tabellen-Werkzeugleiste stehen zwei Exporte bereit:
- CSV-Export – für die Weiterverarbeitung in Excel oder der Buchhaltung
- PDF-Export – für Ablage und Weitergabe
Exportiert wird jeweils die aktuelle Ansicht; grenzen Sie die Daten also vorher per Filter ein (z. B. ein Fahrzeug und ein Abrechnungsmonat).
Die CSV-Datei (Belege_JJJJ-MM-TT.csv) enthält alle Datenspalten der Tabelle, in dieser Reihenfolge:
Id;Datum;Kennzeichen;Kostenart;Menge;Einheit;Betrag Brutto;Betrag Netto;Rechnung
Sie ist für Excel vorbereitet: Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimaltrennzeichen und UTF-8 mit BOM (Umlaute bleiben erhalten). Ein Doppelklick auf die Datei genügt, ein Importassistent ist nicht nötig.
Von hier aus weiterarbeiten
- Neuer Beleg über die Plus-Schaltfläche (Artikel 55)
- Bearbeiten inklusive MwSt-Umrechnung (Artikel 56)
- Splitten / Umbuchen direkt aus der Aktionen-Spalte (Artikel 57)
- BelegStapel für unzugewiesene Belege (Artikel 58)
- KostImport für CSV-Dateien (Artikel 59)
Häufige Fragen
Warum sehe ich die Aktionen-Symbole nicht? Bearbeiten, Splitten und Umbuchen erfordern belege.edit; mit belege.view ist die Übersicht schreibgeschützt (Artikel 18).
Ein Beleg fehlt in der Liste. Prüfen Sie die Filter (Fahrzeug/Zeitraum). Belege ohne Fahrzeugzuordnung finden Sie in den Gemeinkosten (Artikel 60) und im BelegStapel.
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