Beleg anlegen: Fahrzeugkosten manuell erfassen

Modul: Belege / Fahrzeugakte → Belege

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Sachbearbeiter

Benötigte Berechtigungen: belege.view (ansehen), belege.edit (anlegen)

Überblick

Belege sind die einzelnen Kostensätze Ihres Fuhrparks – Tankfüllungen, Wartungen, Reparaturen, Wäschen und alles Weitere, das Sie über Kostenarten abbilden. Neben dem automatischen Tankkarten-Import (Artikel 08) und dem CSV-KostImport (Artikel 59) können Sie Belege jederzeit manuell erfassen – zentral in der Belege-Übersicht oder direkt in der Fahrzeugakte.

Weg 1: Belege-Übersicht

Öffnen Sie die Belege-Übersicht (/applications/belege/overview).
Klicken Sie auf die grüne Plus-Schaltfläche („Neuer Beleg") – sie erscheint nur mit der Berechtigung belege.edit.
Füllen Sie die Felder aus:

Belegdatum (vorbelegt mit dem heutigen Tag)
Fahrzeug (Auswahl per Kennzeichen, mit Suchfilter)
Kostenart und optional Kostenstelle
Netto, MwSt-Satz und Brutto – Netto und Brutto rechnen sich anhand des gewählten MwSt-Satzes automatisch gegenseitig um (Details in Artikel 56)
Rechnung (Rechnungs-/Belegnummer)

Speichern – der Beleg erscheint sofort in der Übersicht.

Weg 2: Fahrzeugakte (mit Kilometerstand und Menge)

Für tank- und fahrzeugbezogene Details öffnen Sie das Fahrzeug unter Stammdaten → Fahrzeuge, wechseln in die Registerkarte Belege und legen dort einen Beleg an. Dieser Dialog bietet zusätzliche Felder:

KM-Stand – der Kilometerstand zum Belegzeitpunkt; pflegen Sie ihn insbesondere bei Tankbelegen, damit Verbrauchsauswertungen korrekt rechnen
Fahrername, Warensorte, Lieferant, Maßnahme und Hinweise
Bei der Kostenart Tanken zusätzlich die Menge (Liter); bei Elektro- und Hybridfahrzeugen stattdessen bzw. zusätzlich KWH Zugeladen, Aktueller Ladestand in %, Strommix, Reichweite in KM und Ort (Artikel 11)

Beleg ohne Fahrzeug?

Lassen Sie das Fahrzeug leer, wird der Beleg keinem Fahrzeug zugeordnet. Solche Belege erscheinen:

als Gemeinkosten (Artikel 60) und
im BelegStapel (Artikel 58), wo Sie sie später gesammelt einem Fahrzeug zuweisen können.

Dokumente zum Beleg

Rechnungsscans und Quittungen hängen Sie direkt am Beleg an (Lizenz Dokumentenverwaltung erforderlich). Der Dokumentbereich steht erst nach dem ersten Speichern zur Verfügung – legen Sie den Beleg also zunächst an und öffnen Sie ihn danach erneut zum Hochladen.

Häufige Fragen

Die Plus-Schaltfläche fehlt – warum? Zum Anlegen ist die Berechtigung belege.edit erforderlich; mit belege.view allein ist die Übersicht schreibgeschützt (Artikel 18).

Die passende Kostenart existiert nicht. Kostenarten werden in den Allgemeinen Stammdaten gepflegt (Artikel 20). Legen Sie die Kostenart dort an, danach steht sie im Beleg-Dialog zur Auswahl.