KostImport: Belege per CSV-Datei importieren

Modul: Belege → Beleg-Import (CSV) / Importläufe

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Sachbearbeiter

Benötigte Berechtigung: belege.import (hochladen und korrigieren), belege.import_approve (freigeben und stornieren)

Überblick

Mit dem Beleg-Import (/applications/belege/import) übernehmen Sie Belege aus einer CSV-Datei – etwa Kostenlisten aus der Buchhaltung, von Werkstätten oder aus Fremdsystemen.

Der Import läuft in zwei Schritten:

Importlauf anlegen – die Datei wird eingelesen, geprüft und als Entwurf gespeichert. Es entsteht dabei noch kein einziger Beleg.
Freigeben & buchen – erst jetzt erzeugt FMWeb die Belege. Ein bereits gebuchter Lauf lässt sich später stornieren; dabei werden genau die Belege wieder gelöscht, die dieser Lauf erzeugt hat.

Dadurch sehen Sie vor dem Buchen, was ankommt, und können jede Zeile korrigieren, statt hinterher einzelne Fehlbuchungen zu suchen.

Anforderungen an die Datei

Dateityp CSV oder TXT, maximal 5 MB, eine Datei pro Import
Erste Zeile = Spaltenüberschriften
Trennzeichen wird automatisch erkannt: Semikolon (Standard bei deutschem Excel), Komma, Tabulator oder senkrechter Strich
Kodierung wird automatisch erkannt: UTF-8 (auch mit BOM) und Windows-1252 – Umlaute bleiben erhalten
Beträge dürfen deutsch oder englisch geschrieben sein: 1.234,56 und 1,234.56 ergeben beide 1234,56 €
Datumsangaben z. B. 01.07.2026, 1.7.2026 oder 2026-07-01
Werte, die das Trennzeichen enthalten, in Anführungszeichen setzen; doppelte Anführungszeichen ("") stehen für ein Anführungszeichen im Text

Über „Muster-CSV herunterladen" erhalten Sie eine fertige Vorlage im richtigen Format.

Schritt 1: Datei hochladen und Spalten zuordnen

Öffnen Sie den Beleg-Import und klicken Sie auf „CSV hochladen".
FMWeb zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen sowie das erkannte Trennzeichen und die Kodierung. Sieht die Vorschau falsch aus, stimmt meist das Dateiformat nicht.
Im Bereich „Spalten zuordnen" ist die Zuordnung bereits anhand der Überschriften vorbelegt. Prüfen und korrigieren Sie sie – nicht benötigte Felder lassen Sie leer:

Belegfeld	Bedeutung
Belegdatum	Datum des Belegs; Pflicht – eine Zeile ohne lesbares Datum wird als Fehler gemeldet
Kennzeichen	ordnet das Fahrzeug über das Kennzeichen zu (Groß-/Kleinschreibung und Bindestriche egal)
Kostenart	wird mit den vorhandenen Kostenarten abgeglichen
Betrag brutto / Betrag netto	mindestens einer der beiden Beträge ist Pflicht
MwSt-Satz (%)	wird auf den passenden MwSt-Satz abgebildet; fehlt er, gilt der Satz der Kostenart
Menge (Liter) / Menge (kWh)	Tank- bzw. Lademenge
km-Stand	Kilometerstand zum Belegzeitpunkt
Rechnungsnummer, Warensorte, Ort, Hinweis	Freitextfelder
Kostenstelle, Fahrer	werden über die Bezeichnung bzw. den Namen zugeordnet

Klicken Sie auf „Importlauf anlegen". Sie landen direkt in der Prüfansicht.

Schritt 2: Zeilen prüfen und korrigieren

Die Prüfansicht zeigt jede Zeile mit ihrem Status:

Fehler (rot) – die Zeile kann so nicht gebucht werden und blockiert die Freigabe. Typisch: fehlendes oder unlesbares Datum, fehlender Betrag, unbekannte Kostenart, Netto größer als Brutto, ein Text, der länger ist als das Zielfeld.
Warnung (gelb) – die Zeile wird gebucht, Sie sollten sie aber gesehen haben. Typisch: unbekanntes Kennzeichen (der Beleg landet dann in den Gemeinkosten), fehlender MwSt-Satz, sinkender km-Stand, mögliche Dublette.
Bereit (grün) – nichts zu tun.
Dublette – ein Beleg mit gleichem Datum, Fahrzeug, Kostenart, Betrag und Rechnungsnummer existiert bereits. Diese Zeilen werden standardmäßig übersprungen.

So korrigieren Sie:

Einzelne Zeile: auf das Stift-Symbol klicken. Im Fenster sehen Sie alle Hinweise zur Zeile und können jedes Feld ändern; nach dem Speichern wird die Zeile sofort neu geprüft.
Viele Zeilen auf einmal: Zeilen links ankreuzen und in der Leiste oberhalb der Tabelle Fahrzeug zuweisen oder Kostenart setzen verwenden.
Nicht zu rettende Zeilen: ankreuzen und „Ausschließen". Ausgeschlossene Zeilen blockieren die Freigabe nicht und werden nicht gebucht.
„Neu prüfen" verwenden Sie, nachdem Sie in einem anderen Bereich Stammdaten ergänzt haben (z. B. eine neue Kostenart oder ein neues Fahrzeug).

Schritt 3: Freigeben und buchen

Sobald keine Fehler mehr offen sind, wird „Freigeben & buchen" aktiv. Sie sehen vorab, wie viele Belege entstehen und wie viele Zeilen übersprungen werden.

Beim Buchen gilt:

Ist nur ein Betrag (brutto oder netto) vorhanden, übernimmt FMWeb ihn für beide Felder.
Belege mit Fahrzeugzuordnung erscheinen sofort in der Belege-Übersicht (Artikel 62).
Belege ohne Fahrzeug landen im BelegStapel (Artikel 58) und in den Gemeinkosten.
Enthält eine Zeile einen höheren km-Stand als am Fahrzeug gespeichert, wird der Kilometerstand des Fahrzeugs angehoben.
Importierte Belege sind als Import gekennzeichnet und lassen sich normal bearbeiten, splitten und umbuchen.

Einen Import rückgängig machen

Öffnen Sie den Lauf über Belege → Importläufe und klicken Sie auf „Import stornieren". Nach Eingabe eines Grundes werden alle Belege gelöscht, die dieser Lauf erzeugt hat.

Zwei Dinge bleiben dabei bewusst unangetastet:

Belege, die nach dem Import geändert wurden, werden nicht gelöscht. FMWeb erkennt das und listet die betroffenen Beleg-Nummern auf – prüfen Sie diese von Hand.
Kilometerstände an den Fahrzeugen werden nicht zurückgesetzt.

Ein Lauf, der noch nicht freigegeben wurde, lässt sich stattdessen verwerfen – dabei geht nichts verloren, weil noch keine Belege existieren.

Häufige Fragen

Der Hochladen-Knopf reagiert nicht / es öffnet sich kein Dateidialog. Das war ein Fehler bis einschließlich Version 10.4.12 und ist ab 10.4.13 behoben – er betraf alle Hochladen-Schaltflächen in FMWeb. Bitte laden Sie die Seite nach dem Update einmal neu (Strg+F5), falls Ihr Browser noch die alte Fassung anzeigt.

Die Vorschau zeigt alles in einer einzigen Spalte. Dann wurde das Trennzeichen nicht erkannt, weil die Datei ein anderes verwendet. Speichern Sie sie in Excel als „CSV (Trennzeichen-getrennt)" oder verwenden Sie die Muster-CSV als Vorlage.

Einige Fahrzeuge wurden nicht erkannt. Das Kennzeichen in der Datei muss dem in FMWeb hinterlegten entsprechen; Leerzeichen und Bindestriche sind egal. Betroffene Zeilen erhalten eine Warnung – weisen Sie das Fahrzeug in der Prüfansicht direkt zu (auch für mehrere Zeilen gleichzeitig).

Eine Kostenart aus der Datei gibt es bei uns nicht. Legen Sie sie unter Stammdaten an (Artikel 23), klicken Sie im Importlauf auf „Neu prüfen" – oder wählen Sie in der Zeile direkt eine vorhandene Kostenart aus.

Warum sehe ich die Seite nicht? Der Beleg-Import erfordert die Berechtigung belege.import; belege.view/belege.edit genügen nicht. Zum Freigeben und Stornieren wird zusätzlich belege.import_approve benötigt (Artikel 18).