WebRes Buchungen im Backoffice: Offene Reservierungen bearbeiten und Fahrzeuge zuweisen

Modul: WebRes Buchungen (Buchungsportal)

Zielgruppe: Fuhrparkleiter

Benötigte Berechtigung: webres.view (ansehen/bestätigen), webres.edit (bearbeiten/zuweisen); Voraussetzung: WebRes-Lizenz

Überblick

Das Buchungsportal unter WebRes Buchungen (/applications/users/webres) ist die Backoffice-Sicht auf alle Fahrer-Reservierungen. Der Menüpunkt zeigt die Anzahl offener Buchungen als Badge – so sehen Sie sofort, ob Anträge auf Bearbeitung warten. Die Listen aktualisieren sich automatisch jede Minute.

Die beiden Reiter

Offene Reservierungen – alle Buchungen im Status „offen", die noch bestätigt, abgelehnt oder mit einem Fahrzeug versehen werden müssen
Alle Reservierungen – sämtliche Buchungen im konfigurierten Zeitfenster (rückwirkende Anzeige gemäß WebRes Einstellungen)

Jede Zeile zeigt Start, Ende, Betreff, Fahrtziel, Distanz, Kennzeichen, Modell, Bauart, Sitzplätze, „Reserviert von", „Bearbeitet von" und den Status als Farbmarkierung.

Offene Reservierungen bearbeiten

Über das Menü Aktionen stehen bereit:

Bestätigen – erscheint nur, wenn der Reservierung bereits ein Fahrzeug zugewiesen ist
Ablehnen – lehnt den Antrag ab
Bearbeiten (Berechtigung webres.edit) – öffnet die Detailseite zum Zuweisen eines Fahrzeugs
FDA – öffnet den Fahrdienstauftrag, sofern vorhanden und aktiviert (Artikel 100)

Bei Bestätigung oder Ablehnung erhält der Fahrer – falls der Versand von Reservierungsantworten aktiviert ist – automatisch eine E-Mail mit dem Ergebnis, bei Bestätigung inklusive Kalendereintrag.

Fahrzeug zuweisen

Die Aktion Bearbeiten führt zur Seite Termin bearbeiten:

Prüfen bzw. ändern Sie den Fahrer – die Liste verfügbarer Fahrzeuge wird daraufhin neu berechnet.
Wählen Sie unter „Neues Fahrzeug zuweisen" ein Fahrzeug aus der Verfügbarkeitsliste (berücksichtigt Pool, Fahrzeugstatus, Terminüberschneidungen, Sitzplätze und Leasingfilter).
Speichern – anschließend kann die Reservierung bestätigt werden.

Ohne die Berechtigung webres.edit öffnet sich die Seite im Nur-Lesen-Modus mit entsprechendem Hinweis.

Aktionen im Reiter „Alle Reservierungen"

Als ICAL herunterladen – exportiert den Termin als .ics-Datei
Stornieren – für zukünftige, nicht bereits stornierte/abgelehnte Termine
FDA – Fahrdienstauftrag anzeigen/bearbeiten

Buchungen und Standorte

Ist die Einstellung „Zeige dem Benutzer nur Standort-bezogene Daten an?" aktiv (Systemkonfiguration → Einstellungen), sehen Sie nur Buchungen Ihrer Standorte:

Mit zugewiesenem Fahrzeug entscheidet der Standort des Fahrzeugs.
Ohne Fahrzeug – also jeder Antrag im Workflow „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" – entscheidet der Standort des anfragenden Fahrers, der beim Buchen gespeichert wird. Pflegen Sie den Standort daher an Ihren Fahrern (Fahrerakte), sonst lässt sich ein Antrag keinem Standort zuordnen.
Wer alle Buchungen sehen soll, braucht alle Standorte zugewiesen – das gilt auch für Administratoren (Artikel 24).

Ab Version 10.5.3 zeigt das Badge am Menüpunkt genau die Buchungen, die Sie in der Liste auch öffnen können.

Häufige Fragen

Das Badge am Menüpunkt verschwindet nicht. Es zählt die offenen Buchungen Ihrer Standorte im eingestellten Zeitfenster. Bestätigen oder lehnen Sie die verbleibenden Anträge ab; das Badge aktualisiert sich anschließend automatisch.

„Bestätigen" wird bei einem Antrag nicht angeboten. Im Workflow „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" entstehen Anträge ohne Fahrzeug. Weisen Sie zuerst über Bearbeiten ein Fahrzeug zu.

Wer darf was? webres.view genügt zum Ansehen, Bestätigen und Ablehnen; das Zuweisen von Fahrzeugen über „Bearbeiten" erfordert webres.edit (Rollenpflege: Artikel 18).